Information

Wissensgrundlage für Entscheidungen im Wareneinkauf

Dass Entscheidungen nur so gut sein können wie die Informationen, auf denen sie beruhen, gilt in besonderer Weise für die Einkaufsentscheidungsprozesse im Einzelhandelsbetrieb. Die genaue Kenntnis und richtige Einschätzung relevanter Einflussgrößen ist ausschlaggebend für den Einkaufs- und damit auch für den Unternehmenserfolg.

1 Wesen und Zweck von Information
Seit Jahrzehnten wird in der Betriebswirtschaftslehre Information allgemein verstanden als zweckorientiertes Wissen, das zur Erreichung einer möglichst vollkommenen Disposition eingesetzt wird. Je größer das Wissen ist, das zur Erlangung eines bestimmten Zieles erforderlich ist, um so fundierter können in aller Regel die Entscheidungen des Einkaufsverantwortlichen im Handelsbetrieb ausfallen. Grundsätzlich gilt, dass Daten und Nachrichten erst dann zu Informationen werden, wenn diese in Beziehung gesetzt werden zu einem bestimmten Zweck, hier dem Zweck eines der Realisierung der Verkaufsziele dienenden Wareneinkaufs.

Der Informationsgrad der mit Einkaufsentscheidungen betrauten Person oder Institution soll so weit erhöht werden, dass auf dieser Wissensgrundlage

• entscheidungsrelevante Kriterien erkannt und bewertet werden können,
• Verbund- und Wechselwirkungen unterschiedlicher Einflussgrößen transparent werden,
• Klarheit über Beschaffungsmöglichkeiten geschaffen wird,
• Alternativen ausgelotet,
• Probleme und Risiken identifiziert und damit Entscheidungen sachgerecht und zielführend vorbereitet werden können.

2 Steigender Informationsbedarf
Die Anforderungen an die Entscheidungen im Handelsunternehmen sind durch die sich ständig verändernden Marktbedingungen, durch zunehmende Komplexität und Dynamik aller betrieblichen und Umweltdimensionen stark gestiegen. Lieferanten-, Wettbewerber- und Verbraucherverhalten sowie die immer umfangreicher werdenden Sortimente erfordern eine kontinuierliche Beobachtung. Insbesondere zu den relevanten Einflussfaktoren Ware, Kunden und Lieferanten und den Strukturen und Veränderungen in diesem Beziehungsgeflecht besteht ein großer Bedarf im Hinblick auf differenzierte verfügbare Informationen.

Informationen sind dabei nie als eine einmalige Zustandsbetrachtung, sondern stets als permanente Beobachtungsaufgabe zu qualifizieren. Im Hinblick auf die Aufgabenstellung Wareneinkauf ist vor allem eine klare Bestimmung des Informationsbedarfs erforderlich, d. h. des Bedarfs an internen, unternehmensbezogenen Informationen wie an externen, umweltbezogenen Informationen. Wichtige Datenquellen sind dabei insbesondere das betriebliche Warenwirtschaftssystem, das interne Rechnungswesen und die Marktforschung.

3 Wissensoptimierung durch Vernetzung betrieblicher Informationspotenziale
Im Einzelhandel ist die Interdependenz zwischen beschaffungsseitiger und absatzseitiger Sortimentspolitik so stark, dass eine isolierte Betrachtung der Aktionsparameter kaum möglich ist. Jedoch sind in vielen Handelsunternehmen die vorhandenen Informationen oft verstreut an verschiedenen Stellen angesiedelt. Anzustrebendes Ziel sollte sein, zukünftig rechnergestützt zu einem strukturierten, ganzheitlichen Informationssystem zu gelangen, das die betrieblichen Anforderungen und Gegebenheiten individuell berücksichtigt. Die Vernetzung interner und externer Daten schafft transparente Informationsstrukturen, durch die die Planungs- und Entscheidungsprozesse auf allen Ebenen effizienter gestaltet werden können.

Über die einzelne Handelsunternehmung hinaus werden auch zwischenbetriebliche Formen der Informationskooperation (horizontal und vertikal) immer stärker eingesetzt.

4 Fazit
Die Herausforderung für ein Handelsunternehmens besteht zu einem wesentlichen Teil darin, die für den Wareneinkauf relevanten internen und externen Daten zusammenzuführen, zu strukturieren und auszuwerten und daraus neue Informationen abzuleiten. Auf diesem Weg lassen sich entscheidungsunterstützende Informationen generieren, die dem Wareneinkauf eine effektive Steuerungsbasis liefern, indem sie das Know-how im Einkauf verbessern, die Entscheidungsfindung objektivieren, die Entscheidungsqualität erhöhen sowie auch die strategische Planung fundieren.