Interne Quellen

Entscheidungshilfen aus dem Betrieb

Für den gewinnorientierten Einkauf sind interne Informationen eine grundsätzliche Basis. Es sind vornehmlich die Parameter
- Umsatz,
- Lagerbestand,
- erreichte Kalkulation,
- Handlungskosten,
- Warenqualität i. w. S.

Je genauer, umfassender und kurzfristiger die Informationen verfügbar sind, um so erfolgreicher kann die Realisierung der Verkaufsziele sein: hoher Umsatz, hoher Gewinn und hoher Lagerumschlag.

Jedes Einzelhandelsunternehmen verfügt über die erforderlichen Informationsquellen. Es muss nur die daraus sprudelnden Informationen aufbereiten, sammeln und nutzen.

Zur Vorbereitung von Analysen werden die benötigten Daten teilweise über Warenwirtschaftssysteme/Kassensysteme (z. B. für Stückzahl und Preise) und teilweise über die Buchhaltung (z. B. für anteilige Kosten) ermittelt.

Je umfassender dabei die Daten pro Artikel bereits beim Wareneingang und später beim Warenausgang erfasst werden, um so genauer können die Entscheidungsgrundlagen für den Einkauf vorbereitet werden. Der Aufwand hierfür kann durch elektronische Lieferscheine, codierte Artikelnummern und Lesegeräte erheblich reduziert werden.

1 Umsatz als Grundorientierung für den Einkauf
Die Umsatzbeobachtung dient der Grundorientierung für den gezielten Einkauf. Sie allein reicht jedoch nicht aus, wenn der Lagerbestand, die erreichte Kalkulation, die Handlungskosten und die Warenqualität unberücksichtigt bleiben.

Ferner muss der Umsatz aufgegliedert werden, damit der Einkäufer weiß, was (und gegebenenfalls wo) in welchem Umfang läuft. Auch die Beobachtung im Zeitablauf ist wichtig, um Wachstums- oder Abnahmetendenzen zu erkennen.

2 Lager bindet Kapital
Zur Sicherstellung der Verkaufsbereitschaft muss der Warenbestand in Breite und Tiefe ausreichen. Eine Unterversorgung könnte Umsatzverlust bedeuten, sofern die Konsumenten nicht auf andere vorhandene Produkte ausweichen. Eine Überversorgung würde eine unnötige Kapitalbindung verursachen. Auch ist ein Lageranbau durch nicht abfließende Ware denkbar. Der Einzelhändler ist daher aufgefordert, einerseits die Versorgung sicherzustellen, andererseits auch für einen ausreichenden Lagerabfluss zu sorgen.

3 Erreichte Kalkulation bestimmt Betriebserfolg
Die erzielten Endverbraucherpreise der beschafften Ware müssen letztendlich ein Kalkulationsergebnis bzw. einen Bruttoertrag erreicht haben, der alle Kosten und Tilgungen deckt und dabei auch noch einen Gewinn zulässt.

Wenn die erzielte Kalkulation nicht ausreicht, kann eine der Verbesserungsmöglichkeiten im Einkauf von preisgünstigerer Ware bestehen.

4 Deckung der Handlungskosten durch die Spanne
Kein Ertrag ohne Aufwand. Hier ist die Frage zu stellen, inwieweit die Spanne die Kosten deckt. Über das betriebliche Rechnungswesen kann erkannt werden, welche Bereiche in den Betrieben welche Kosten verursachen und ob letztlich die Kosten durch die Spanne abgedeckt werden. Wenn nun der Einkaufspreis nicht gesenkt und der Verkaufspreis nicht erhöht werden kann, dann bleibt nur noch die Kostensenkung übrig. Sind auch hier die Möglichkeiten ausgereizt, dann kann das Produkt nur noch ausgelistet werden, sofern es aus politischen Gründen (z. B. als Frequenzbringer oder aus Imagegründen) nicht weitergeführt werden soll.

5 Qualität als Erfolgsfaktor
Der Preis ist nicht alles. Die Qualität kann sich sowohl auf die Ware beziehen (z. B. Stabilität, Formensprache, Imagebedeutung) als auch auf Serviceleistungen des Herstellers/Lieferanten. Kundenreaktionen lassen erkennen, ob und inwieweit Produkt- und Servicevorteile honoriert werden.

6 Fazit
Für den erfolgreichen Einkauf kann also auf eine Reihe entscheidender Informationen aus dem Betrieb zurückgegriffen werden. Dabei ist jedoch der Umsatz nicht allein das bestimmende Kriterium.