Wichtig für kostendeckende Kalkulation

Umsatz, Wareneinsatz und Kosten sind die Faktoren, die über den Gewinn entscheiden. Die Kenntnisse über die anfallenden Kosten sind Grundvoraussetzung für kostendeckende Kalkulation, womit auch gleichzeitig Druck auf den Bezug preisgünstiger Ware ausgelöst werden kann.

Im Hinblick auf die Kosten sollten die Einkaufsentscheider über folgende Kenntnisse verfügen:

• Zielsetzungen, die eine Kostenrechnung in punkto Preisstellung, Betriebskontrolle und -planung für den Einkauf ermöglichen.
• Kostenarten (steuerlich und kalkulatorisch), die durch Erträge gedeckt werden müssen.
• Kostendeckender Umsatz, der erzielt werden muss, um die erforderlichen Erträge zu erzielen.
• Die frühzeitige Erkenntnis, das Gewinne nur noch oder auch noch über niedrigere Wareneinstandspreise erzielt werden können.
• Eine Rentabilitätsrechnung, die aufzeigt, ob und in welcher Höhe ein Gewinn erzielt wird.
• Die Deckungsbeitragsrechnung, die erkennen lässt, welche Warenbereiche/Abteilungen einen guten bzw. weniger guten Deckungsbeitrag erreichen.

1 Kostenrechnung
Informationen aus der Kostenrechnung für den Einkauf sind für folgende Zielsetzungen bestimmt:

• Preisstellung: Die Kostenrechnung ist Grundlage für die Festlegung der Angebotspreise, aber auch der Preisuntergrenzen.
• Betriebskontrolle: Über die Kostenrechnung kann die Wirtschaftlichkeit von Sortimentsbereichen  bzw. Warengruppen gemessen werden.
• Betriebliche Planung: Die Kostenrechnung ist Entscheidungsgrundlage für die sinnvollste Kombination des Faktoreinsatzes von Mitarbeitern, Ware und Raum, z. B. beim Übergang vom Bedienungsgeschäft zum Selbstbedienungsgeschäft.

Ausgangspunkt der Verkaufspreisberechnung ist der Einkaufspreis. Auf diesen werden die anteiligen Kosten aufgeschlagen. Dies geschieht i. d. R. durch einen Aufschlagssatz, der erfahrungsgemäß die betrieblichen Kosten deckt und einen angemessenen Gewinn ermöglicht.

I. d. R. entnimmt man die Kosten der betrieblichen Gewinn- und Verlustrechnung. Diese stehen dort den Erlösen gegenüber, so dass sie leicht zu diesen in Beziehung zu bringen sind.

Zur besseren Planung und Kontrolle erfolgt die Kostenermittlung zweckmäßigerweise getrennt nach Hauptkostenarten.

2 Kostenarten
Eine bewährte Gliederung der Kosten liefert der Jahresbetriebsvergleich des Instituts für Handelsforschung an der Universität zu Köln (http://www.ifhkoeln.de). Er unterteilt die Kosten nach folgenden Kostenarten:
- Personalkosten,
- Miete,
- Sachkosten für Geschäftsräume,
- Kosten für Werbung,
- Gewerbesteuer,
- Kraftfahrzeugkosten,
- Zinsen für Fremdkapital,
- Abschreibungen (nach steuerlichen Vorschriften),
- alle übrigen Kosten.

Diese Kosten sind im Steuerrecht steuerlich absetzbare Kosten, die buchhalterisch erfasst werden. Hinzu kommen allerdings noch Kosten, die sich zwar im Jahresabschluss nicht niederschlagen, aber dennoch in der Kalkulation zu berücksichtigen sind:

• Unternehmerlohn (Entgelt für die nicht entlohnte Tätigkeit des Inhabers bei Personengesellschaften und Einzelunternehmen, wo der Lohn aus dem Gewinn entnommen wird),
• Zinsen für Eigenkapital (an Stelle von Zinsen anderer Anlageformen),
• kalkulatorische Abschreibungen (für den Fall, dass eine höhere Absetzung für Abnutzung vorgenommen werden soll als steuerlich zulässig ist),
• Substanzerhaltungsrate (für den Fall steigender Preise von zu ersetzendem Anlagevermögen und von wieder zu beschaffender Ware). Die Substanzerhaltungsrate ist von der Inflationshöhe abhängig, zudem auch davon, mit wieviel Eigenkapital das Unternehmen arbeitet und welche Lagerumschlagsgeschwindigkeit im Lager erreicht wird,
• kalkulatorische Miete (für eigene Räume).

Einen Überblick über Kostensätze erhält man über den schon erwähnten Jahresbetriebsvergleich des Instituts für Handelsforschung an der Universität zu Köln. An dem Betriebsvergleich nehmen ausschließlich mittelständische Unternehmen teil. Diese haben i. d. R. höhere Kosten als Filialisten und Discounter.

3 Kostendeckender Umsatz
Die Kosten und der Gewinn müssen in den Verkaufspreisen der Artikel des Einzelhändlers ihren Niederschlag finden. Zumindest muss in etwa jeder Artikel seine Kosten und seinen Gewinnanteil tragen.

Da jedoch die Kosten eines einzelnen Artikels nicht bekannt sind, muss man abteilungsbezogen oder gesamtbetrieblich rechnen. Da gerade in mittelständischen Betrieben oft auch die Abteilungskosten unbekannt sind, soll hier die gesamtbetriebliche Betrachtung zugrunde gelegt werden.

Ausgangspunkte der Berechnung sind eine Aufstellung der einzelnen Kostenarten (siehe Tabelle), die das Unternehmen für das zu planende Jahr erwartet, und der Planumsatz von 1 Mio. €.

Bei einem geplanten Bruttoumsatz von 1 Mio. € (= Umsatz inkl. MwSt.) müssen also die Gesamtkosten von 389.000 € und die Mehrwertsteuer von 138.000 € erwirtschaftet werden; das sind 52,7 % vom Umsatz. Dieser Prozentsatz, auch Kalkulationsabschlag oder Handelsspanne (inkl. MwSt.) genannt, muss erzielt werden, um die Gesamtkosten inkl. der kalkulatorischen Kosten und die Mehrwertsteuer abzudecken. Daraus ergibt sich nun ein Wareneinsatz von 47,3 % (= 473.000 € - nicht Lagerwert!).

4 Rentabilitätsrechnung
Über die Rentabilitätsrechnung können die Einkaufsentscheider erkennen, welchen Spielraum die Einkaufspreise und die Kosten für den Gewinn bzw. für das betriebswirtschaftliche Ergebnis lassen. Es bleibt dann den Entscheidern vorbehalten, ob sie die Betriebskosten oder die Einstandspreise (sofern dies die Lieferanten ermöglichen) reduzieren oder beides.

Beispiel:

Im Beispiel wurde 2001 ein Bruttoumsatz von T€ 2.088 (entspricht netto T€ 1.800) erwirtschaftet. Nach Abzug eines Wareneinsatzes von T€ 1.080 ergibt sich ein Bruttoertrag von T€ 720. Damit steht eine Handelsspanne von 34,5 % vom Umsatz zur Deckung der Kosten zur Verfügung. Nach Abzug der Kosten in Höhe von T€ 700 ergibt sich ein Betriebsergebnis von T€ 20 bzw. 1,0 % vom Umsatz.

Für eine höhere Aussagekraft sind die Kostenarten detailliert aufzuschlüsseln.

Wichtig: Bei dieser Betrachtung muss immer geklärt werden, ob Umsätze inklusive oder exklusive Mehrwertsteuer verstanden werden. Die Daten aus Jahresabschlüssen sind grundsätzlich ohne Mehrwertsteuer. Gerade aber in bestimmten Branchen, wie z. B. dem Textilhandel, herrscht im Tagesgeschäft wie auch im Sprachgebrauch der Bruttoumsatz inklusive Mehrwertsteuer vor. Wareneinsatz, Bruttoertrag und Kosten werden jedoch ausnahmslos ohne Mehrwertsteuer ausgewiesen.

Eine alte Kaufmannsregel sagt, dass der Gewinn im Einkaufsvorteil steckt. Einkaufsvorteile können das Ergebnis von Verhandlungen sein, bessere Einkaufskonditionen (Liefervereinbarungen) aber auch durch Wechsel von Lieferanten (alternative Beschaffungswege).

Nach besseren Einkaufsmöglichkeiten muss spätestens dann gesucht werden, wenn die Gewinnentwicklung in Gefahr ist, wenn also auch die Kostenreserven ausgeschöpft sind.

5 Deckungsbeitragsrechnung
Die Deckungsbeitragsrechnung ist eine Erfolgsrechnung, bei der Warenbereichen oder Verkaufsabteilungen die Kosten zugerechnet werden, die direkt zurechenbar sind. Dagegen werden Kosten, die nicht zurechenbar sind, nicht berücksichtigt.

Direkt zurechenbare Kosten sind, sofern sie sich abgrenzen lassen, z. B. Personalkosten und Raumkosten und auch mengenabhängige Kosten wie für Verpackung. Dagegen ist die Zuordnung der Verwaltungskosten z. B. für Buchhaltung oder EDV häufig nicht möglich.

Während die Umsätze und der Wareneinsatz anhand der Informationen aus dem Warenwirtschaftssystem in der Regel kostenstellenspezifisch zugerechnet werden können, gestaltet sich die verursachungsgerechte Zuweisung der Kosten häufig schwierig.

Der Deckungsbeitrag wird errechnet, indem man die direkt zurechenbaren Kosten vom Bruttoertrag abzieht.

Beispiel - Deckungsbeitrag der Abteilungen Damenoberbekleidung (DOB) und Kinderkonfektion (KiKo):

Es zeigt sich, dass die KiKo bei gleichen Umsätzen einen größeren Deckungsbeitrag leistet als die DOB.

Durch den Deckungsbeitrag erfährt der Einkäufer, wie kostendeckend die einzelnen Warenbereiche bzw. Verkaufsabteilungen sind. Die Daten können neben den Umsatzentwicklungszahlen auch ein Signal dafür sein,

• dass einzelne Warenbereiche/Abteilungen auszudehnen sind, dagegen andere zu reduzieren oder gar aufzugeben sind,
• dass bei einzelnen Warenbereichen/Abteilungen entweder die Kosten oder die Einstandspreise gedrückt werden müssen.

6 Fazit
Die Kosten sind ein ganz wesentlicher Faktor, der über den Gewinn entscheidet. In die Kostenbetrachtung dürfen nicht nur die steuerlichen Kosten mit hineinfließen, auch kalkulatorische Kosten sind mit einzubeziehen, um letztlich zu erkennen, wie die Umsatzträger auch unter Kostengesichtspunkten laufen.

Eine differenzierte Betrachtung nach Abteilungen bzw. Kostenstellen liefert hier die Deckungsbeitragsrechnung. Sie signalisiert möglicherweise, wo die Kosten im Verhältnis zum Ertrag zu hoch sind. Sofern Kostensenkungen oder Umsatzsteigerungen ausgereizt sind, können günstigere Einkaufskonditionen bei bestehenden oder neuen Lieferanten weiterhelfen – wenn durchsetzbar.