Infobeschaffung / -auswahl

Systematisierung der externen Datenbeschaffung

Die Informationsbeschaffung umfasst sämtliche Aktivitäten im Hinblick auf das Erkennen und Sammeln von Informationen. Hierfür benötigt der Handelseinkäufer entsprechende Kenntnisse zu den Erhebungsmöglichkeiten und zu den verfügbaren Datenquellen.

1 Orientierung an den betrieblichen Erfordernissen
Der Bedarf an unternehmensexternen Informationen kann nur unter Berücksichtigung der konkreten Bedingungen und der beschaffungspolitischen Ziele des einzelnen Handelsbetriebes bestimmt werden. Eine Beschaffung oder Aufbewahrung aller verfügbaren Daten unabhängig von einem konkreten Bedarf würde nur zum so genannten „information overload“ führen und ist auch unter Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkten unbedingt zu vermeiden. Informationen sollten daher stets zielorientiert bereitgestellt werden, qualitativen Anforderungen genügen und den Kosten-Nutzen-Aspekt berücksichtigen.

Welche externen Informationsquellen – und in welchem Umfang – aus der Vielzahl der heute vorhandenen Möglichkeiten konkret ausgewählt werden sollten, hängt vom zur Diskussion stehenden Beobachtungsfeld, vom Beschaffungsobjekt, von der Kosten- und Leistungsbedeutsamkeit, der Wertbedeutung des Beschaffungsobjektes und von der jeweiligen Entscheidungssituation ab, dazu aber auch von der Qualität der Datenquelle und letztlich von den im Unternehmen bereits verfügbaren Informationen.

2 Grundsätzliche Eignungsanforderungen
Bei der Suche nach Informationen sollten grundsätzliche Eignungsaspekte beachtet werden:

• Datenumfang (Informationsumfang einer Quelle),
• Datenaktualität (zum Erhebungszeitpunkt; Aktualitätsdauer),
• Datenverlässlichkeit (Sicherheit, Genauigkeit),
• Bereitstellungskosten (Kosten der Informationen sollten niedriger sein als der daraus resultierende Nutzen).

Auch wenn die Bewertung der Quelleneignung im Einzelfall nicht immer exakt vorzunehmen sein wird, sollte versucht werden, Transparenz über die zur Disposition stehenden Informationsquellen zu schaffen, wobei zu beachten ist, dass diese ihrerseits auch Veränderungen unterliegen können.

3 Informationsaufbereitung und -weitergabe
Gesammelte Umwelt-, Markt- und Lieferantendaten aus den unterschiedlichsten Quellen müssen schließlich so aufbereitet, strukturiert und dokumentiert werden, dass der Informationsbedarf der verschiedenen Ebenen im Handelsbetrieb und ggf. darüber hinaus (z. B. Kooperationszentrale) befriedigt werden kann. Insbesondere sollten die gewonnenen Informationen stets aktuell, zielorientiert und aktiv kommuniziert werden.

4 Fazit
Auf der Basis der Festlegungen im Hinblick auf den Informationsbedarf für den Wareneinkauf sind Art und Umfang der Datenerhebung sowie die geeigneten Datenquellen zu bestimmen.