1 Einkaufsplanung als Instrument der Unternehmenssicherung
Der Geschäftserfolg und damit die langfristige Sicherung eines Einzelhandelsunternehmens setzt die sorgfältige und permanente betriebliche Planung voraus. Die Rahmenbedingungen für ein Umsatzwachstum im Einzelhandel haben sich dramatisch verändert. Alle Planungsbereiche und -schritte sind zu überdenken und zu überarbeiten. Die Märkte haben sich globalisiert und internationalisiert und führen zu einem verschärften Wettbewerb. Die Produktlebenszyklen werden immer kürzer - und damit verkürzen sich auch die Reaktionszeiten für die Händler. Preisaktionen und andere gezielt eingesetzte Instrumente einer aggressiven Preispolitik lassen die Endverbraucherpreise auf breiter Front sinken. Der Preisverfall hat vielfach die Kosteneinsparungen aufgezehrt.
Die Umsatz- und konsequent auch die Einkaufsplanung ist nicht nur die Grundlage für den Wareneinkauf, sondern rückt verstärkt in den Mittelpunkt der Unternehmensstrategie. Ein gezieltes Beschaffungsmarketing zwingt dazu, im Einkauf anders und besser zu sein als die Mitbewerber. Das eingekaufte Sortiment soll sich klar und eindeutig von der Konkurrenz unterscheiden. Dabei sind die lokalen Bedingungen genau so zu berücksichtigen wie die Zielgruppe, die Wettbewerbsverhältnisse am Standort und das eigene Image. Die Verkaufsmitarbeiter sind in die Einkaufsplanung und Preisgestaltung von Anfang an einzubinden.
Eindeutige Sortimentsschwerpunkte zu setzen, bedeutet, zu selektieren und nicht den Anspruch haben zu wollen, allen Kundentypen etwas bieten zu wollen. Es gilt, sich durch eine eindeutig zu erkennende und durchgehende Sortimentsqualität von den Mitbewerbern und insbesondere von den preisaggressiven Betriebsformen zu unterscheiden. Konsequent müssen sich Einzelhändler für eine Hoch- oder eine Niedrigpreisstrategie entscheiden. Bei einer Hochpreisstrategie werden Rabatte nicht instrumentalisiert und nur im persönlichen Verkaufsgespräch vertraulich verhandelt.
Über die Einkaufs- bzw. Umsatzpolitik kann ein Einzelhandelsunternehmen sein Profil als eigene Marke (Geschäft als Marke) herausstellen, die Bedürfnisse seiner aktuellen Kunden berücksichtigen und neue Kunden gewinnen.
2 Einkaufsplanung als Teil der Betriebsplanung
Zentraler Bestandteil der Einkaufsplanung ist die Limitplanung. Sie ist ein rechnerischer Vorgang, bei dem auf Basis bestimmter Planzahlen - wie Umsatz, Lagerbestand, Kalkulation usw. - das Einkaufsvolumen für das gesamte Sortiment oder einzelne Segmente ermittelt wird. Analog zum monetären Charakter dieser Ausgangszahlen handelt es sich hierbei in erster Linie um (Plan-)Werte, die zunächst den finanziellen Rahmen festlegen, in dem sich der Einkäufer bewegen darf.
Die Einkaufsplanung greift als Instrument der Unternehmensprofilierung inhaltlich wesentlich weiter. Aufbauend auf der Limitplanung umfasst dieser Prozess zusätzlich alle Vorüberlegungen und Planungen, die letztendlich zur detaillierten Sortimentsgestaltung und eigentlichen Umsetzung der Sortimentsphilosophie notwendig sind. Diese Vorüberlegungen sind branchenorientiert und können, wie zum Beispiel im Textilhandel, die Lieferantenauswahl (Auswahlkriterien Beschaffungswege), Preislagenstrukturen, Größenstrukturen, Farbaufbau usw. beinhalten.
Darüber hinaus müssen Änderungen der Nachfrageintensität, des Kundengeschmacks bzw. der Nachfragegewohnheiten sowie Angebotsänderungen im Einkauf berücksichtigt werden, damit stets ein aktuelles und verkaufsaktives Sortiment vorhanden ist. Dies setzt wiederum voraus, dass auf den jeweiligen Standort bezogen Bedarf, Kundenwünsche, Größe der Zielgruppe, Einzugsgebiet, Kaufkraft, Lebensstandard und andere Einflussfaktoren bekannt sind.
Damit besteht die Kunst des Einkaufens darin,
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die richtige Ware hinsichtlich Qualität oder Verwendungszweck zu beschaffen, |
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die richtige Menge im Verhältnis zum Umsatz einzukaufen, um überhöhte Bestände mit unnötiger Kapitalbindung zu vermeiden und außerdem schnell auf Marktänderungen reagieren zu können, anderseits aber auch keine Sortimentslücken entstehen zu lassen, |
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zu einem Preis einzukaufen, der beim Weiterverkauf eine ausreichende Rendite gewährleistet, |
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dort einzukaufen, wo bei gleicher Qualität und unter Berücksichtigung von Bezugskosten, Liefervereinbarungen, Lieferzeit usw. die optimalsten Konditionen erzielt werden, |
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zeitlich so zu disponieren, dass Fehlmengen mit der Gefahr von Kundenverlusten vermieden werden. |
Beim Einkauf müssen außerdem die unterschiedlichen Interessen bzw. Ziele von Hersteller und Handel ausgeglichen werden.
Ziel der Einkaufsplanung als Teil der Betriebsplanung ist es, das Sortiment bzw. das Warenangebot möglichst optimal auf die Kundenbedürfnisse abzustimmen. Im Einzelnen bedeutet dies:
• eine nachfragegerechte Sortimentszusammensetzung,
• ein wettbewerbsfähiges Preisniveau,
• ein im Hinblick auf Umsatz und Ertrag günstiges Warenvolumen,
• Wareneingänge, die in ihrem zeitlichen Verlauf den saisonalen Umsatz- bzw. Nachfrageschwankungen entsprechen,
• eine Anpassung des Einkaufsbudgets an die betrieblichen Möglichkeiten und die Liquidität.
3 Auswirkungen auf Finanzierung bzw. Liquidität
Im Rahmen der Limitplanung wird das Einkaufsvolumen bestimmt. Als wesentlicher Bestandteil der betrieblichen Gesamtplanung geht das monetäre Einkaufsvolumen zeitgenau in die Finanzplanung ein. Die Warenrechnungen werden in der Finanzplanung im Monat ihrer Fälligkeit erfasst - das heißt, die Valutastellung ist zu berücksichtigen.
Ein Handelsunternehmen ist existenziell darauf angewiesen, kurzfristig fällige Schulden ebenso kurzfristig begleichen zu können. Als wesentlicher Posten gehören die Wareneingänge zu den kurzfristig fälligen Schulden. Liquiditätsreserven werden oftmals im Warenlager vermutet. Bei Liquiditätsengpässen, die sich im Rahmen der Finanzplanung abzeichnen, müssen die Einkaufsvolumina überprüft, Neubestellungen reduziert oder gegebenenfalls sogar storniert werden. Die vorausschauende Finanzplanung weist auf Engpässe hin, die aktiv und rechtzeitig angegangen werden können.
Aktive Maßnahmen zur Verbesserung der Liquidität und damit zur Freisetzung von Mitteln für einen umsatzstimulierenden Einkauf sind der aktive und rechtzeitige Abverkauf von Altwaren. Ein Lagerabbau ist nicht einseitig als Liquiditätsverbesserung zu sehen. Vielmehr hilft ein frühzeitiger, auch mit Unterstützung von moderaten Preisherabzeichnungen durchgeführter Abverkauf, die meist später folgenden extremen Preisreduzierungen im Rahmen der branchenüblichen Preisabschriften zu halten. Ein rechtzeitiger Abverkauf stabilisiert die erzielte Kalkulation.
Bei einem branchenüblichen Lagerumschlag - sowohl für das Gesamtlager als auch für die Warengruppen - sollten die Einkäufe im Regelfall rund 90 Prozent des Umsatzes zu Wareneinstandspreisen ausmachen. Das heißt, dass nur maximal 10 Prozent vorhandene Ware aus dem Lagerbestand in die neue und aktuelle Ware eingebaut werden sollte. Auch bei erheblichen Überlagern sollte dieser Wertansatz nicht überschritten werden, da sonst die aktuellen Angebote schnell verkauft sind und der Nachfolgeumsatz ausbleibt. Überläger müssen folglich durch andere Maßnahmen abverkauft werden.
4 Fazit
In den bisherigen Ausführungen sind die Grundlagen der Einkaufsplanung und deren Bedeutung für den wirtschaftlichen Erfolg eines Einzelhandelsunternehmens dargestellt worden. Eine Vertiefung der einzelnen Schritte und Maßnahmen – zum Teil ergänzt durch Modellrechnungen - erfolgt in den jeweiligen Unterkapiteln.
