Planungsvorbereitungen
Daten beschaffen und Ablauf bestimmen
Jeder Handelsbetrieb muss über ein Instrumentarium verfügen, mit dem betriebsrelevante Entwicklungen frühzeitig erkannt und entsprechende Maßnahmen zum richtigen Zeitpunkt in die Wege geleitet und kontrolliert werden können. Eine vorausschauende Planung bleibt daher zur Reduzierung der Risiken für eine erfolgreiche Unternehmensführung nach wie vor unverzichtbar.
1 Informationsbeschaffung
Die benötigten Informationen sind:
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Auswertung über Verkäufe vergangener Perioden nach Wert und Stück (Umsatzverläufe und -strukturen), |
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warenspezifische Rückmeldungen vom Point of Sale, |
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Auswertung der bisherigen Wareneingänge, |
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Angaben zur Bestandsstruktur (Altwarenbestand, Verkäuflichkeit, Lagerumschlag usw.), |
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Informationen zu Eingangskalkulation, Preisänderungen, erzielten Spannen, |
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konzeptionelle Anforderungen an das Sortiment (Trends/Themen, Preisstruktur usw.), und zwar nach: Warengruppen - Saisons - Lieferanten. |
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Planungsvorbereitungen
(Quelle: BBE-Unternehmensberatung GmbH) |
Diese Informationen werden zur Verfügung gestellt von:
• Kurzfristiger Erfolgsrechnung (KER),
• Statistiken über Größen oder technische Produktinformationen, Preisgruppen, Lieferanten usw.
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Auswertung von Planungsinformationen
(Quelle: BBE-Unternehmensberatung GmbH) |
Je mehr Informationen durch ein Warenwirtschaftssystem zur Verfügung stehen, um so detaillierter kann die Planung erfolgen. Dabei sind die beiden Ebenen Sortiment und Zeit
getrennt zu betrachten (zu Begriffen wie Umsatz, Eingangskalkulation, Spannenverluste Erreichte Kalkulation, Warenrohertrag und Lagerumschlagsgeschwindigkeit, die bei den verschiedenen Verfahren der Limitplanung verwendet werden, siehe auch interne Quellen).
2 Bestimmung des Planungsablaufs
Der Planungsablauf umfasst die Festlegung der Planungsebenen, die Bestimmung des Planungsweges, die Abgrenzung der Planungsperiode bzw. Saison und das Auswerten von Informationen.
Festlegung der Planungsebenen:
Welche Planungsstufe im Einzelnen die geeignete ist, hängt nahezu ausschließlich von dem hier realisierten Umsatz- bzw. dem zu planenden Wareneingangsvolumen ab. Als Ebenen für die Limitplanung bieten sich grundsätzlich an: Abteilung, Hauptwarengruppe, Warengruppe und Artikelgruppe.
Bestimmung der Planungswege:
Die Planung kann erfolgen: von oben nach unten (Top-down); von unten nach oben (Bottom-up) und im Gegenstromverfahren (Down-up).
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Top-down-Verfahren |
Bottom-up-Verfahren |
Down-up-Verfahren |
| Vorgehen |
Die Gesamtplanung wird zentralisiert auf sämtliche Teilbereiche des Unternehmens umgelegt |
Zunächst werden die unteren Sortimentshierarchien geplant und deren einzelne Teilpläne dann in einer Gesamtplanung konsolidiert |
Kombination der beiden vorausgegangenen Verfahren |
| Vorteile |
Sehr zeitsparendes Planungsverfahren |
i.d.R. geringe Akzeptanzprobleme |
Durch die permanente wechselseitige Abstimmung der einzelnen Teilbereiche über sämtliche Planungsstufen wird ein Höchstmaß an Plausibilität und sachlicher Übereinstimmung erzielt |
| Nachteile |
Akzeptanzprobleme bei den Betroffenen, geringe Plausibilitätskontrolle bei der Detailplanung |
Die Gesamtplanung kann durch mangelnde Sachkenntnis, zu großen Optimismus der Beteiligten und durch unzureichende Abstimmung aus dem Ruder laufen |
Zeitaufwendige Vorgehensweise |
| Anwendung |
Für überschaubare Bereiche mit geringen Akzeptanzproblemen |
In erster Linie für sehr breite und schwer überschaubare Sortimente |
Für sensible Bereiche, die ein Höchstmaß an Genauigkeit und Plausibilität erfordern |
Die Planungswege sehen also wie folgt aus:
Abgrenzung der Planungsperiode bzw. Saison:
Sie bestimmt sich maßgeblich durch den Zeitraum, in dem die eingekauften Artikel verkauft werden sollen. Die Festlegung dieses Zeitraumes ist damit sowohl warengruppen- als auch betriebsindividuell. Dies hat zur Folge, dass sich aufeinanderfolgende Saisonzeiträume in der Regel überschneiden. Zudem hängt es von der Lieferfähigkeit der Hersteller, der Kooperationen oder des Großhandels ab, die je nach Handelsbranche sehr unterschiedlich ausfallen kann.
Durch veränderte Kaufgewohnheiten, gestaffelte Kollektionen seitens der Lieferanten sowie nicht zuletzt auch durch den Einsatz von EDV-Warenwirtschaftssystemen geht die Tendenz dahin, dass sich mehr und mehr Betriebe von der klassischen Saisoneinteilung wegbewegen und mit kürzeren Saisonzeiträumen arbeiten. Auf dieser Basis terminiert sich dann der Planungsablauf.
• Auswerten von Informationen: Für das gezielte Beschaffungsmarketing werden neben den betriebsinternen Statistiken auch externe Informationen verarbeitet. Beispiele:
- Kollegenfirmen der eigenen Erfa-Gruppe,
- Fachzeitschriften der eigenen Branche und anderer Branchen
- Vertreter,
- Lieferanten,
- Mitbewerber.
Mehr zu externen Informationen in den Kapiteln über externe Quellen.
3 Fazit
Im Rahmen der Darstellung der Planungsvorbereitungen bezüglich des Wareneinkaufs wurden die Quellen und Möglichkeiten der Beschaffung der notwendigen Informationen kurz erläutert und verstärkt der Planungsablauf dargestellt. Die Planungsinhalte schließen außerdem noch die Umsatzplanung mit Kalkulation, Preisänderungen, Lieferantenanalyse und Berechnungsmethoden mit ein, worauf im Artikel über die Planung aus betriebswirtschaftlicher Sicht ausführlich eingegangen wird.
