Einkaufskontrolle
Permanenter Kreislauf zur Optimierung
Der Erfolg des Wareneinkaufs hängt nicht allein vom geschäftlichen Umfeld wie Konjunktur oder Verbraucherstimmung ab, sondern auch von der intensiven und systematischen Vorbereitung, Durchführung und auch Nacharbeit.
1 Systematische Einkaufsvorbereitung
Zu Einkauf gehört auch der Besuch von Einkaufsveranstaltungen. Zu den wichtigsten zählen die Einkaufstage, die Börsen der Einkaufskooperationen und die internationalen Messen. Zudem wird auf Hausmessen, im Rahmen von Vertreterbesuchen oder auch bei bzw. mit Kollegen eingekauft. Jeder dieser Anlässe hat seine Schwerpunkte:
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Die Einkaufstage sind eher ein lokales Ereignis mit dem Ziel, Läger aufzusortieren, und Aktionen vorzubereiten. |
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Die Börse hat weiter gesteckte Aufgaben, da zum einen die Lieferanten schon erste Neuheiten zeigen und zum anderen der Einkaufsverband sein Unterstützungsprogramm präsentiert. |
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Die internationalen Messen bieten die Gelegenheit, sich über Neuheiten, Trends, Präsentationen und Aktionen zu informieren und die wichtigsten Leute zu treffen. Manche Lieferanten - wie ausländische Hersteller oder C-Lieferanten der Branche, die nur kleinere Sortimente abdecken- sind nur hier präsent. |
Entsprechend dieser Schwerpunkte werden auch die Vorbereitungen im eigenen Hause gestaltet. Die Planungsstruktur ist auf Kontrollblätter oder in das Notebook übertragen. Das Wert- und Mengengerüst ist festgelegt. Die geplanten Aktivitäten sind im Themen- und Werbeplan eingetragen. Die Lieferanten sind nach quantitativen und qualitativen Merkmalen analysiert (Stichwort: Lieferantenanalyse, Planung aus betriebswirtschaftlicher Sicht). Damit sind die Grundlagen für die Entscheidung darüber gelegt, wer bleibt bzw. gehen muss und wo verstärkt bzw. zurückgefahren werden soll. Dabei werden auch Lücken sichtbar, die im Zuge der Messebesuche aufzufüllen sind.
Vor internationalen Messen muss sorgfältig überlegt werden, wer besucht und was gesucht werden soll. Eine Checkliste hilft, rational sowie zeit- und kostensparend eine Messe zu besuchen.
Hilfreich ist außerdem ein Formular, das zur Erstellung eines kurzen Messeberichts über jeden einzelnen Lieferanten ausgefüllt werden kann.
Weitergehende Informationen zum Thema „Messen“ sind unter Einkaufsplätze zu finden.
2 Analyse der Kosten
Der Einkauf schließt auch den Kostenfaktor mit ein - wie Konditionen verbessern, Warenbezugs- und Organisationskosten senken.
Konditionen verbessern:
• Höhere Rabatte und Skonti auf Einkäufe,
• Nutzen von Rabattstufen,
• Nutzen von verlängerten Skontofristen,
• Lieferanten eine Pauschale zur Entsorgung von Transportverpackung berechnen,
• Bitte um Werbekostenzuschüsse,
• Vermieten von Flächen/Regale an Lieferanten.
Warenbezugskosten senken:
• Optimieren von Bestellmengen,
• Vorschreiben von günstigster Versandart,
• Erstattung der Mehrkosten durch den Lieferanten, wenn festgelegte Mindestmengen oder vereinbarte Teillieferungen nicht eingehalten werden,
• Frachtkostenklausel „frei Haus“ vereinbaren,
• rechtzeitige Bestellung, um teure Zustellungsarten wie Express zu vermeiden,
• Speditionsrechnungen prüfen,
• Frachtkosten sparen durch Selbstabholung, wenn es die räumliche Nähe erlaubt,
• gebührenpflichtige Transportbehälter zurückgeben.
Organisationskosten senken:
• Auszeichnung/Etikettierung der Ware durch Lieferanten durchführen lassen,
• Regalpflegedienst der Lieferanten nutzen,
• Warensicherung gegebenenfalls durch Lieferanten vornehmen lassen,
• Schnelles und portofreies Einkaufen via Internet, insbesondere bei der eigenen Einkaufskooperation.
Ordervergabe optimieren:
• Aufträge vollständig und zeitnah erfassen,
• Limit permanent kontrollieren,
• Haustermine außerhalb der Messen wahrnehmen,
• eigene Auftragsformulare verwenden,
• auf Messen erteilte Aufträge zur Überarbeitung mitnehmen.
3 Limitkontrolle
Die Limitkontrolle vollzieht sich in zwei Stufen:
• unmittelbare Kontrolle nach der Auftragsvergabe (Vororder),
• laufende Kontrolle bzw. permanente Limitrechnung für die Nachorder.
Die unmittelbare Kontrolle nach der Auftragsvergabe beinhaltet sowohl das Wert- als auch das Mengengerüst sowie weitere Erfolgsfaktoren.
Die laufende Kontrolle bzw. permanente Limitrechnung stellt die Abweichungen von den Planwerten fest. Diese Veränderungen führen zur Limitkorrektur, die ihrerseits wieder die Planwerte verändern - ein permanenter Kreislauf.
Die Nachorder dient als Reserve zur Ergänzung bzw. Verstärkung des Sortiments für sich im Saisonverlauf abzeichnende Abverkaufstendenzen, aber auch als Korrektur, wenn die geplanten Umsatzziele nicht erreicht werden können.
4 Fazit
Die Einkaufskontrolle ist als permanenter Kreislauf in die Einkaufsplanung eingebunden. Sie umfasst die systematische Einkaufsvorbereitung, die laufende Analyse der Kostenstrukturen im Einkauf und die permanente Limitkontrolle. Auf diese Weise können Schwachstellen im Wareneinkauf schnell aufgedeckt und zielgerichtet korrigiert werden.
