Zentrales Analyse-Instrument für den Einkauf

Mit der KER werden kurzfristig und i. d. R. turnusmäßig, meistens monatlich, Daten zur Analyse und Kontrolle der Waren-/Artikelgruppen erstellt. Die KER ist mehr als eine Umsatzanalyse. Neben Umsatz und Umsatzentwicklung gibt sie Auskunft über die erreichte Kalkulation, den Lagerbestand, den Lagerumschlag und die Rentabilität. Der Bogen der Darstellung spannt sich über:

• die Grundgedanken der KER,
• die Voraussetzungen, die für die Erstellung einer KER erforderlich sind,
• den Umsatz als dem Wert mit der höchsten Beachtung,
• die Preisänderungen, die den Rohertrag mindern,
• die Rentabilitätskontrolle, die die Profitabilität des eingesetzten Kapitals aufzeigt,
• die Konsequenzen, die möglicherweise daraus zu ziehen sind,
• praktische Beispiele von kurzfristig erstellten Erfolgsanalysen,
• eine KER, bei der die Artikeldaten nicht komplett erfasst werden konnten (Verkaufswert- oder auch Einstandswertverfahren).

1 Grundgedanken der KER
Die KER zeichnet sich durch ihre kurzfristige Verfügbarkeit aus. Ihre Aufgabe ist die permanente, i. d. R. monatliche, Kontrolle und Analyse der laufend fortgeschriebenen Daten, die den Verkaufserfolg bestimmen.

Sie ist mehr als eine reine Umsatzanalyse. Sie ermöglicht dem Einkäufer Einblick in die Verknüpfungen von Umsatz mit
- Preisänderungen
- erreichter Kalkulation
- Wareneingang
- Lagerbestand
- Lagerumschlag
zur Bewertung der Verkaufslage.

Somit liefert die KER wichtige Grundlagen

• für den Fall einer Umsatzkorrektur,
• für die Anpassung der Warenbeschaffung an den Umsatz,
• für die Einhaltung der zu erreichenden Kalkulation/Rohgewinn,
• zur Vermeidung von unnötiger Kapitalbindung (durch Verhinderung von Lageraufblähung),
• für die Einhaltung von Auswahl und Aktualität des Lagers (Vermeidung von Bestandslücken).

Eine Beurteilung ist jedoch nur möglich, wenn es dafür einen Maßstab gibt. Dieser kann bestehen aus
- Planzahlen,
- Vorjahreszahlen,
- Erfahrungswerten,
- Branchenvergleichszahlen/Benchmarks (Betriebsvergleich, Benchmarking).

Eine KER wird zunächst auf die wichtigsten betriebswirtschaftlichen Erfolgsdaten nach den zentralen Warengruppen komprimiert. Bei weitergehendem Analysebedarf kann sie dann je nach EDV-Warenwirtschaftssystem und Datenerfassung nach Untergruppen bis zum einzelnen Artikel und seinen weiteren Besonderheiten aufgebrochen werden.

Die KER bezieht keine Kosten mit ein. Sie können jedoch über die Deckungsbeitragsrechnung, soweit sie für die Warengruppen zurechenbar sind, erfasst werden. Kosten, die nicht direkt zurechenbar sind, werden nicht berücksichtigt.

2 Voraussetzungen für die Erstellung einer KER
Eine artikelgenaue Erfassung der Ware und die präzise Verarbeitung ihrer Daten nach Warengruppen mit Preisabschlägen, erreichter Kalkulation/Warenroherträgen und Informationen zum Lager ist praktisch nur mit Hilfe eines computergestützten Warenwirtschaftssystems möglich. Es ist die umfassende Bezeichnung

• für alle technischen Einrichtungen zur Erfassung und Verfolgung der Warenbewegungen und
• für die Verarbeitung des Datenmaterials zu wichtigen Informationen und Analysen.

Je mehr Daten pro Artikel aufgenommen worden sind (i. d. R. beim Wareneingang) und um so umfassender und flexibler die Auswertungsprogramme sind, desto mehr lässt eine Erfolgsrechnung Detailinformationen bis zum einzelnen Artikel zu.

Voraussetzung für die richtige Interpretation von Entwicklungen sind sinnvolle Segmentierungen mit einem gemeinsamen Nenner. Das sind folgende Parameter:
- die Örtlichkeit (Gesamtunternehmen, Filiale, Abteilung),
- die Ware (alle Artikel einer Warengruppe, Artikelgruppe, Größengruppe usw.,
- der Zeitraum (Jahr, Monat, Woche usw.).

Doch Vorsicht: Innerhalb der Entwicklung einer übergeordneten Gruppensegmentierung können durchaus gegensätzliche Entwicklungen zu beobachten sein. So können sich z. B. Pullover insgesamt negativ entwickeln, darunter jedoch die blauen positiv. Oder: Das Quartalsergebnis einer Warengruppe liegt durchaus noch im allgemeinen Trend. Jedoch nach Monaten aufgeteilt zeigt der letzte Monat im Verhältnis zu den anderen Warengruppen ein deutliches Abknicken.

Daher liegt es nahe, die Analyse auch im Detail fortzuführen – sei es in der Sortimentstiefe, sei es im zeitlichen Verlauf -, um Fehlschlüsse bei der Interpretation der Daten zu vermeiden.

3 Bedeutung des Umsatzes
Obwohl die Analysemöglichkeiten des Umsatzes bereits an vorangegangener Stelle ausführlich beschrieben wurden, soll er im Rahmen der KER auch noch einmal hervorgehoben werden.

Der Umsatz ist der einzige Wert, über den das Nachfrageverhalten der Kunden abgelesen werden kann. Er besagt, ob die Ware ankommt oder nicht.

Mit weitergehenden Analysen können dann Erfolge oder Misserfolge aufgedeckt werden in den
- Warengruppen,
- Artikelgruppen,
- Preislagen,
- usw.

Neben der Beurteilung der Entwicklung der einzelnen Warengruppen kann auch deren Verteilung für den Einkauf aufschlussreich sein. Maßstab für die Beurteilung von Entwicklung und Verteilung können sein: die eigenen Werte aus der Vergangenheit und/oder Planzahlen oder Gegenwartswerte von Vergleichsbetrieben. Dazu ein Beispiel - eigene Zahlen vs. Vergleichsbetrieb:

Neben der Feststellung der reinen Ist-Situation sollte stets die Frage nach den Ursachen der Abweichungen bei den Umsatzanteilen und den Entwicklungen von den Vergleichswerten gestellt werden, wie z. B. im vorliegenden Fall:
- Warum sind die Warengruppen A und C so erfolgreich?
- Warum sind die Umsätze bei D weggebrochen?
- Womit lässt sich die Entwicklung von D noch steigern?
- usw.

Die Gründe für unterschiedliche Entwicklungen, verbunden mit Veränderungen bei Warengruppenanteilen, die vom Maßstab abweichen, können vielschichtig sein, sei es durch ein verändertes Angebot, durch eine veränderte Warenpräsentation, durch eine veränderte Werbung oder durch veränderte Wettbewerbsverhältnisse bzw. Konkurrenzsituationen.

4 Berücksichtigung von Preisänderungen
Auf einer KER sollten neben dem erzielten Umsatz auch immer die Preisabschriften bzw. Preisnachlässe festgehalten werden. Diese können folgende Funktionen erfüllen:

• Umsatzerhöhung über einen größeren Mengenverkauf,
• Beschleunigung des Warenflusses mit dem Ziel der Lagerreduzierung, beispielsweise in Fällen von Fehleinkäufen,
• Preisreduktion aufgrund von Smart Shopping durch Kunden.

Preisnachlässe können also den Umsatz über das Mengengeschäft erhöhen, sie können ihn aber auch vermindern. Zumindest aber schmälern sie die erreichte Kalkulation bzw. den Rohertrag im Verhältnis zum Umsatz. Über die KER kann somit erkannt werden, in welchem Maße sich die erreichte Kalkulation durch Preisabschriften verändert hat.

Entscheidend ist letztlich die Höhe der erreichten Kalkulation, genauer gesagt: der kosten- und gewinndeckende Ertrag. Daher ist es unverzichtbar, sowohl für bewusst geplante als auch für unvorhergesehene Preisnachlässe einen entsprechenden Ausgleich zu schaffen – entweder durch eine höhere Eingangskalkulation oder durch Mehrumsatz.

5 Rentabilitätskontrolle
Die Rentabilitätskontrolle ist der Kernpunkt der Erfolgsanalyse. Sie definiert sich durch den erwirtschafteten Ertrag, der durch das dafür eingesetzte Kapital relativiert wird. Dies wird errechnet durch die Multiplikation des erreichten Kalkulationsaufschlages mit dem Lagerumschlag. Damit ergibt sich die sog. einfache Rentabilitätszahl.

Soll dabei auch noch der Umsatzanteil der Warengruppe berücksichtigt werden, wird die einfache Rentabilitätszahl mit dem Umsatzanteil gewichtet, d. h. multipliziert. Diese wird dann mit gewichteter Rentabilitätszahl beschrieben.

Danach könnte das Analyseschema zur Rentabilitätskontrolle wie folgt aussehen:
„Tabelle 2 KER.xls“

Aus diesem Zahlenbeispiel lässt sich ablesen,

• dass die Warengruppe A ein überdurchschnittliches Wachstum (104 %) zu verzeichnen hat, jedoch die erreichte Kalkulation (48,3 %) schlecht und die Kapitalbindung außerordentlich hoch (LUG: 2,3) ist, so dass die gewichtete Rentabilitätszahl nur halb so hoch (32) wie die der Gruppe B (64) ist, obwohl der Umsatzanteil der Gruppe A (15 %) immerhin 3/4 der Gruppe B (20 %) beträgt. Durch ihren hohen Umsatzanteil kommt dieser Warengruppe im Hinblick auf das Gesamtergebnis weiterhin eine große Bedeutung zu,
• dass die Warengruppe B umsatzmäßig (20 %) zwar die größte Warengruppe darstellt, jedoch nur eine mittlere Kalkulation (50,8 %) erreicht, andererseits aber eine beachtliche LUG (3,1) erzielt, so dass sie doch ihre Vormachtstellung auch bei den gewichteten Rentabilitätszahlen (64) behält. Allerdings ist die Umsatzentwicklung rückläufig (96 %),
• dass die Warengruppe C mit einem Umsatzanteil von 10 % die schlechteste Umsatzentwicklung (87 %) aufweist, dafür allerdings noch eine überdurchschnittlich gute Kalkulation (51,9 %) erzielt,
• dass die Warengruppe D infolge einer hohen erreichten Kalkulation (52,4 %) und infolge einer hohen LUG (3,2) die höchste einfache Rentabilitätszahl erreicht und auch ihr Umsatz am stärksten anwächst (115 %). Jedoch ist ihr Umsatzanteil (5 %) noch sehr gering. Entsprechend niedrig fällt auch ihre gewichtete Rentabilitätszahl (18) aus. Möglicherweise handelt es sich hier um einen Trendartikel, der sich z. Zt. Noch sehr leicht und dazu noch gut kalkulieren lässt.

Einschränkend ist anzumerken, dass bei dieser Art der Rentabilitätsbetrachtung die Betriebskosten unberücksichtigt bleiben, was bei der Beurteilung im Einzelfall durchaus zu falschen Schlussfolgerungen führen kann (z. B. durch unterschiedliche Personal-, Raum- oder Servicekosten innerhalb der Warengruppen). Insofern kann hier noch mit Hilfe einer Deckungsbeitragsrechnung eine Verfeinerung der Beurteilung einer Warengruppe oder einer Warenabteilung vorgenommen werden (siehe auch Handlungskosten).

Erfahrungsgemäß halten sich starke Verzerrungen bei den Betriebskosten, die unterschiedliche Warengruppen hervorrufen können, in den meisten Branchen in Grenzen. Von daher lassen sich aus einer derartigen Sortimentsanalyse durchaus Maßnahmen ableiten, die insgesamt zu einer Verbesserung der Sortimentsrentabilität und somit Ertragssituation führen. In unserem Beispiel können dies sein:

• Warengruppe A: Anheben der Kalkulation durch preisgünstigeren Einkauf und Lagerabbau durch gezielteren Einkauf.
• Warengruppe B: Ware stärker präsentieren und bewerben.
• Warengruppe C: Angebotsstruktur und Warenpräsentation genauer überprüfen. Eventuell noch eine Bestandsbereinigung vornehmen.
• Warengruppe D: Angebot erweitern, evtl. noch Preisaktionen durchführen, da Kalkulation Spielräume für spätere Preisaktionen offen lässt.

6 Praxis-Beispiele
Die folgenden Auswertungsbeispiele veranschaulichen in vielfältiger Form die Analysemöglichkeiten für den Wareneinkauf. Mit Hilfe computergestützter Systeme können sie jederzeit erstellt werden.

Bei den vorliegenden Auswertungen wurde die Mehrwertsteuer herausgerechnet, so dass auch Prozentwerte, sofern sie sich auf den Umsatz beziehen, immer vom Nettoumsatz als Basis (= 100 %) ausgehen.

Erfolgsrechnung Gesamtsortiment - monatliche und aufgelaufene Entwicklung (PDF-Datei ca. 500 KB)

Analysekriterien:
- Nettoumsatz,
- Preisänderungen,
- Netto-Rohgewinn (Rohertrag, erreichte Kalkulation bezogen auf Nettoumsatz),
- Wareneinsatz,
- Wareneingang,
- Lagerbestand (Monatsende und im Durchschnitt),
- Lagerumschlag.

Mit Hilfe dieser kontinuierlichen Fortschreibung der Entwicklung des Gesamtsortiments kann auf den ersten Blick erkannt werden, ob und in welchem Maße die Daten der Analysekriterien von den Zielen bzw. Korrekturzielen abweichen.

Maßstab ist hier in allen Fällen das Vorjahr, aber auch andere Maßstabswerte sind (zusätzlich) denkbar, wie Planzahlen, Betriebsvergleichswerte oder Benchmarks.

Abweichungen fordern dann zu einer vertiefenden Analyse über weitergehende Auswertungen wie über Warengruppen/Artikelgruppen auf.
Beschreibung der einzelnen Analysekriterien:

Auf der vorliegenden Liste wird gezeigt, in welchem Maße die Nettoumsätze um die Preisänderungen bereinigt sind.

Der Rohgewinn errechnet sich durch Subtraktion von Nettoumsatz und Wareneinsatz.

Die Lagersituation kann über folgende Kriterien beurteilt werden:

• Lagerumschlag, monatlich und aufgelaufen gegenüber Vorjahr,
• Wareneingang im Verhältnis zum Wareneinsatz und Wareneingang des Vorjahres unter Berücksichtigung der Umsatzentwicklung,
• Lagerbestand am Monatsende im Vergleich zu dem des Vorjahreszeitpunktes unter Berücksichtigung der Umsatzentwicklung,
• durchschnittlicher Lagerbestand insbesondere aufgelaufen gegenüber Vorjahr, wobei die Umsatzentwicklung und die Lagerziele wie Abbau oder Auswahl zu berücksichtigen sind.

Berechnung des durchschnittlichen Lagerbestands:

• monatlicher Durchschnittsbestand = (Monatsbestand Monatsanfang + Monatsbestand Monatsende) : 2
• aufgelaufener monatlicher Bestand = Addition der monatlichen Durchschnittsbestände im Zeitraum : Zahl der Monate im Zeitraum

Natürlich kann dieses Listenbild auch bei Filialen, Abteilungen und einzelnen Warengruppen eingesetzt werden.

Erfolgsrechnung Warengruppen (Ausschnitt) - Entwicklung gegenüber Vorjahreszeitraum (Liste 2) (PDF-Datei ca. 1,1 MB)

Diese Liste zeigt auf den ersten Blick, wie sich die Warengruppen im Einzelnen entwickelt haben, warum starke Preiskorrekturen vorgenommen werden mussten und wo Versorgungsengpässe auftreten.

Werden jedoch aussagefähige Entwicklungsergebnisse erwartet, dann muss der Betrieb prüfen, ob der Berichtszeitraum für jede Warengruppe groß genug ist. Dies spielt ganz besonders bei Warengruppen mit Artikeln großer Preisunterschiede eine nennenswerte Rolle. Gegebenenfalls müssen auch kleinere Warengruppen zu größeren zusammengefasst werden.

Auswertungen wie Liste 2 können monatlich mit Monatswerten und/oder nur mit aufgelaufenen Werten oder auch mit anderen Zeitabschnittswerten wie z. B. saisonalen Werten erstellt werden.

Erfolgsanalyse Warengruppen (Ausschnitt) (Liste 3) (PDF-Datei ca. 750 KB)

Ergänzungsliste zu Liste 2, jedoch ohne Vorjahresbezug und ohne Preisänderungen.

Neben den Grundinformationen wie Umsatz, Lagerbestand, Wareneinsatz und erreichter Kalkulation (o. MwSt.)/Nettogewinn weist Liste 3 die (einfache) Rentabilität aus. Sie ergibt sich hier durch Multiplikation von erreichtem Aufschlag und Lagerumschlag und Division von 100.

Lieferanten-Gesamt-Analyse - Entwicklung gegenüber Vorjahreszeitraum (Liste 4) (PDF-Datei ca. 350 KB)

Analysekriterien:
- Nettoumsatz Berichtsjahr und Vorjahr,
- Lagerbestand,
- Wareneinsatz,
- Wareneinkauf,
- verkaufte Stückzahl,
- erzielter durchschnittlicher Brutto-Verkaufspreis,
- Stückzahl am Lager,
- durchschnittlicher Brutto-Verkaufspreis.

Die Lieferanten-Gesamtanalyse gibt einen Überblick über den Status aller Lieferanten im Betrieb. D. h., der Einzelhändler erkennt zunächst die Umsatzbedeutung in aktueller Rangfolge. Gleichzeitig kann er auch erkennen, in welchem Maße sich der Umsatz des Einzelnen gegenüber dem Vorjahr verändert hat.

Sofern die Aufschläge auf alle Artikel in etwa gleich sind, kann unterstellt werden, dass sich die Erträge in der gleichen Rangfolge wie die Umsätze bewegen.

Jedoch liegen die Lagerbestände nach Lieferanten nicht immer in der gleichen Rangfolge wie die Umsätze. Hier kann sich bereits andeuten, bei welchem Lieferanten ein Über- oder Unterlager zu verzeichnen ist.

In die gleiche Richtung zielt auch das Verhältnis von Wareneinsatz und Wareneinkauf. Ist der Wareneinkauf größer als der Wareneinsatz, führt dies zu einem Lageranbau. Dieser kann in dem Fall akzeptabel sein, wo er sich in einem vertretbaren Verhältnis zu einer Umsatzsteigerung verhält, der Lagerumschlag sich also nicht verlangsamt.

Die Gegenüberstellung der Durchschnittsverkaufspreise von Verkauf und Lager lässt erkennen, ob das Lager in etwa die Nachfrage-Preislagenstruktur repräsentiert.

Lieferanten-Rentabilitätsanalyse (Liste 5) (PDF-Datei ca. 300 KB)

Analysekriterien:
- Nettoumsatz,
- Lagerbestand (vorhandener und durchschnittlicher),
- Wareneinsatz,
- Wareneinkauf,
- erreichte Kalkulation/Aufschlag,
- Lagerumschlag,
- Rabatt,
- Rentabilität.

Aus der Lieferanten-Rentabilitätsanalyse lässt sich entnehmen, wie sich die Nettoumsätze des einzelnen Lieferanten nach Warengruppen aufteilen. Des Weiteren wird die Rentabilität je Warengruppe erkennbar, die sich durch Multiplikation des erreichten Aufschlags mit dem Lagerumschlag ergibt (anschließend Division durch 100).

So kann ein überdurchschnittlich hoher Lagerumschlag auf eine Verknappung des Angebots hinweisen, dergleichen das Verhältnis von vorhandenem Lagerbestand (kleiner) und durchschnittlichem Lagerbestand (größer) oder das Verhältnis Wareneinsatz (größer) und Wareneinkauf (kleiner).

7 KER ohne Kompletterfassung des Artikels im Handelsprozess
Betriebe ohne exakte Artikelerfassung beim Warenein- und -ausgang mit Ein- und Verkaufsdaten müssen wie in früheren Zeiten das mehr auf Schnelligkeit als auf Genauigkeit ausgerichtete Verkaufswert- oder Einkaufswertverfahren anwenden.

Zum Verkaufswertverfahren: Hier werden die rechnerische Kontrolle der Warenbewegung und des Rohertrages/der erreichten Kalkulation und der Errechnung der monatlichen Warenbestandswerte auf der Basis der Verkaufswerte durchgeführt. Auch der Inventurbestand und der Wareneingang werden ebenso wie der Umsatz und die Preisänderungen zu Verkaufswerten in Ansatz gebracht. Die monatlichen Berechnungen basieren gleichfalls auf Verkaufswerten (VW). Wie sich aus dem nachfolgenden Rechenbeispiel entnehmen lässt, geht diese lückenlose Wertkontrolle der Warenbewegung vom Warenlager zu VW zum Zeitpunkt des Beginns der KER aus, rechnet den Wareneingang von da an zu VW hinzu und entlastet diese Summe um den Wert der verkauften Ware einschließlich auftretender Preisänderungen gegenüber den ursprünglich vorgesehenen, kalkulierten Verkaufspreisen.

Beispiel Verkaufswertverfahren:

Das Verkaufswertverfahren der KER kommt vor allem für Betriebe in Frage, die mit festen, ausgezeichneten Verkaufspreisen arbeiten. Das ist die Mehrzahl der Einzelhandelsbetriebe.

Zum Einstandswertverfahren: In ähnlicher Weise verläuft das Einstandswertverfahren, und zwar auf der Grundlage der Einstandswerte. Dabei wird der Wareneinsatz zu Einstandswerten über eine geschätzte Kalkulation errechnet. Das bedeutet, dass hier auf eine zuverlässige Kalkulations- und Lagerbestandskontrolle verzichtet werden muss.

Das arbeitsvereinfachende Einstandswertverfahren ist vor allem geeignet für Einzelhandelsbetriebe, die nicht immer mit festen, ausgezeichneten Verkaufspreisen je Stück arbeiten können, also Geschäfte jener Branchen, in denen Mengen- und Staffelpreise vorkommen oder wo viele lose Artikel nicht im Einzelnen ausgezeichnet sind.

8 Fazit
Mit der KER wird kurzfristig, in der Regel monatlich, die Umsatz-, Wareneingangs- und Lagerbestandsentwicklung, der Lagerumschlag, die Höhe der Preisänderungen, die erreichte Kalkulation/Rohertrag und die Rentabilität verfolgt, und zwar nach Waren-/Artikelgruppen, je nachdem wie viele solcher Gruppen gebildet wurden.

Maßstab zur Bearbeitung können Vorjahreswerte, Planzahlen oder auch Benchmarks sein. Aber auch Signale zur Umstellung des Sortiments im Sinne eines ständigen Anpassungsprozesses an die Marktgegebenheiten können von der Analyse einer KER ausgehen.

Letztlich sollten kurzfristige Erfolgsrechnungen auch Aufschluss geben über die Warenbewegung des einzelnen Lieferanten, so dass im Bedarfsfall die Analyse auch diesen Blickwinkel ermöglicht. Die Erkenntnisse davon sind u. a. wichtig für das Engagement in Marken oder auch für ihre Bereinigung.

Weiterführende Literaturhinweise: Schwarz, Rudolf: Anleitung für die kurzfristige Erfolgsrechnung im Einzelhandel, 2. Auflage, 1979.