Administration
Effiziente Erledigung der Büroaufgaben
Auch „hinter den Kulissen“ wird in Einzelhandelsunternehmen gearbeitet. Über Nebenflächen, die der Verwaltung und kaufmännischen Steuerung der Geschäftsabläufe dienen, verfügen die meisten Betriebe – mögen sie in manchen Fällen auch noch so klein sein.
Die Gestaltung der Büroflächen ist von hoher Bedeutung, weil Arbeitseffizienz und Produktivität der Mitarbeiter damit unmittelbar verbunden sind. Außerdem gelten für die Arbeitsplatzgestaltung eine Reihe von gesetzlichen Regelungen zum Schutz der Gesundheit der Mitarbeiter.
1 Anforderungen an Arbeitsplätze
Bei der Planung der administrativen Räume sollte sich ein Einzelhändler orientieren an:
- den Bedürfnissen der Mitarbeiter,
- den Anforderungen der Aufgabe,
- den gesetzlichen Auflagen.
Ein zentrales Bedürfnis der Mitarbeiter ist die Reduzierung von unvermeidbaren Belastungen zum Schutz der Gesundheit, zur Erhaltung ihrer Leistungsfähigkeit und damit zur Verbesserung von Arbeitsqualität und -quantität.
Voraussetzungen dafür sind
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ein ergonomisch richtig gestalteter Arbeitsstuhl, der ein dynamisches Sitzverhalten zulässt, um Gesundheitsgefährdungen aus statischen Körperhaltungen zu reduzieren, |
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höhenverstellbare Stühle und Arbeitsflächen, um den Arbeitsplatz an das Körpermaß des jeweiligen Mitarbeiters anpassen zu können, |
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Desk Sharing-Arbeitsplätze mit schneller und einfacher Höhenverstelltechnik, die unterschiedliche Nutzungen ermöglichen, |
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mobile Raumgliederungssysteme in Form von Stellwänden und Schränken, da aufgrund der Interaktion zwischen den Mitarbeitern visuelle und akustische Störungen im Büro entstehen. Diese Störungen beeinträchtigen die Konzentration und werden vielfach als physische und psychische Belastung empfunden. Durch hohe schallabsorbierende Stellwände entstehen akustische Schattenzonen, die Störgeräusche reduzieren und die Konzentration erleichtern. |
2 Problemzone Bildschirm
Ein weiteres Bedürfnis der Mitarbeiter ist die möglichst risikolose Bildschirmarbeit, bei der das Sehvermögen nicht beeinträchtigt wird. Voraussetzung dafür ist die optimale Bildschirmintegration in den Administrationsbereich, die sich auf die tätigkeitsorientierte Anordnung des Bildschirmes am Arbeitsplatz bezieht. Dabei sind als Alternativen denkbar
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die systemorientierte Bildschirmarbeit: der Mitarbeiter sitzt vor seinem Gerät, seine Arbeitsunterlagen sind seitlich angeordnet (reine Bildschirmarbeit), |
| b) |
die belegorientierte Bildschirmarbeit: der Mitarbeiter sitzt seitlich vor seinem Gerät und seinen Unterlagen (unterstützende Bildschirmarbeit).
In beiden Fällen gilt, dass die Bildschirme sich im direkten Sicht- und Griffbereich befinden. |
Nach der Bildschirmarbeitsverordnung (BildscharbV) ist eine optimale Aufstellhöhe der Bildschirme gefordert, um eine entspannte Kopf- und Körperhaltung zu erzielen. Optimal heißt: die erste verwendbare Zeile soll nicht oberhalb der Augenhöhe liegen. Ähnliches gilt für den optimalen Sehabstand, um das Sehvermögen nicht zu beeinträchtigen. Optimal heißt hier: ein variabler Abstand zwischen Auge und Bildschirm von 450 bis 800 mm.
Blendungen sind unbedingt zu vermeiden. Direktblendungen durch das Fenster sowie Reflexblendungen durch Spiegel erschweren die Zeichenerkennung, belasten somit das Sehvermögen und fördern falsche Körperhaltungen. Bildschirmarbeitsplätze im administrativen Bereich sind so anzuordnen, dass die Blickrichtung der Benutzer parallel zur Fensterfront verläuft.
Das Bedürfnis der Bewegungsfreiheit fordert eine freie Benutzerfläche, die mindestens 1,5 qm groß und an keiner Stelle weniger als 1 m breit und 1 m tief ist. Des Weiteren verlangt dynamisches Arbeitsverhalten eine ausreichende Beinfreiheit.
Entsprechend den Anforderungen der Aufgabe muss der Arbeitstisch bzw. die Arbeitsfläche gemäß BildscharbV eine ausreichend große Oberfläche besitzen, d.h. mindestens 1,28 qm groß und an allen Stellen mindestens 800 mm tief sein. Arbeitsplätze mit geringem Flächenbedarf dürfen bis auf eine Breite von 1.200 mm reduziert werden.
3 Strukturierung der Organisation
Eine Voraussetzung zur effizienten Bewältigung der Büroaufgaben ist eine gut strukturierte Organisation. Sie beschleunigt die Arbeitsprozesse und senkt die Arbeitskosten. In diesem Zusammenhang wird bezüglich der Raumgestaltung empfohlen
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Arbeitsunterlagen nicht in Schubladen aufeinander zu stapeln, sondern übersichtlich geordnet in Hängeregistraturen aufzubewahren, |
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Luftraum oberhalb belegter Flächen als Stauraum zu nutzen (Beispiel: Regal über dem PC), |
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in Arbeit befindliche Unterlagen nicht in unübersichtlichen Schubladen zu „verstecken“. |
Eine maßgeschneiderte Technik-Integration (Telefon, Bildschirm, PC, Drucker, Scanner, Ruf- und Gegensprechanlage, Fax, Kopierer etc.) erleichtert und beschleunigt die Arbeit. Diese Instrumente sollten bedarfsgerecht und flexibel auf der funktionalen und ergonomischen Arbeitsfläche angeordnet werden können.
Speziell bei Arbeitsplatzkombinationen sind eine sichere, frei zugängliche Elektrifizierung aller Arbeitsplätze sowie eine leistungsstarke Kabelführung unabdingbar. Um Stolperstellen durch freiliegende Kabel zu vermeiden, sind Kabelkanäle direkt von den Versorgungsstellen des Gebäudes zu den Arbeitsplätzen zu führen.
4 Fazit
Entsprechend den gesetzlichen Auflagen muss der Arbeitsplatz sichere Rahmenbedingungen bieten, Gefahren ausschließen, die Gesundheit schützen und dadurch die Voraussetzung für Leistungsfähigkeit schaffen (vgl. EG-Rahmen- und Bildschirmrichtlinie; Arbeitsschutzgesetz; Bildschirmarbeitsverordnung; Arbeitsstättenverordnung). Für die Büroräume eines Handelsunternehmens heißt dies, dass alle Erkenntnisse des Arbeitsschutzes bei der Planung der Einrichtung berücksichtigt werden müssen. Außerdem sollten die Arbeitsplätze so gestaltet werden, dass sie eine möglichst schnelle und fehlerfreie Bewältigung der anfallenden, administrativen Aufgaben erlauben.
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Weiterführende Literaturhinweise:
Informationsschrift des deutschen Büromöbelforums, Broschüre 2: Büroarbeitsplätze. |
