Damit der Betrieb liquide bleibt

Die Finanzplanung und -kontrolle ist das Instrument, mit dem sichergestellt wird, dass ein Einzelhandelsunternehmen zu jeder Zeit über genügend flüssige Mittel zur Erfüllung seiner Verpflichtungen verfügt.

1 Bedeutung der Finanzplanung und -kontrolle
Im Einzelhandel führen Globalisierung und Konzentration zu immer komplexeren Strukturen auf Märkten und in Unternehmen. Deshalb kommen der systematischen Planung, Steuerung und Kontrolle wachsende Bedeutung zu.

Das Finanzmanagement schließt die zielgerichtete Planung auf der Basis des Ist-Zustandes, die Steuerung und Kontrolle aller betrieblichen und aperiodischen bzw. außerordentlichen Zahlungsströme ein. Es betrifft sowohl das Tagesgeschehen als auch die Entscheidungen für die Investitionspolitik, deren Planung und Umsetzung bis hin zur Kontrolle. Das Unternehmensgeschehen wird systematisch geplant und dokumentiert.

Dokumentation ist im Zusammenhang mit der Unternehmensführung und insbesondere beim Finanzmanagement sehr bedeutsam. Dem Planen in Maßnahmen und Zahlen sollte das Dokumentieren - das schriftliche Festhalten aller einzelner Schritte - folgen. EDV-gestützte Programme erleichtern die Planung, die Umsetzung der einzelnen Maßnahmen, die Kontrolle und Analyse des Erreichten oder notwendiger Korrekturen. Es entsteht ein permanenter Kreislauf.

2 Beschaffung der relevanten Informationen
Grundlage der Finanzplanung und -kontrolle als Bestandteil der Unternehmensführung ist die Information. Ohne relevante Daten – aus dem Unternehmen selbst, aber auch aus dem Umfeld -, die zeitnah, informativ und entscheidungsorientiert aufbereitet vorliegen, sind keine zielorientierten Entscheidungen zu treffen. Der Erfolg eines Unternehmens ist somit direkt von Qualität und Quantität der zur Verfügung stehenden Informationen abhängig. Die Daten müssen je nach Informationsbedarf in ausreichender Menge und Qualität erhoben werden. Eine sinnvolle Verdichtung und Aufbereitung erleichtern die Interpretation.

Zu Beginn des Prozesses kann Unzufriedenheit auftreten, da Daten und Fakten nicht im gewünschten und erforderlichen Umfang zur Verfügung stehen. Die beiden wesentlichen innerbetrieblichen Informationsquellen sind das Rechnungswesen und die Warenwirtschaft. Sie liefern die Daten zum Umsatz, der Handelsspanne und zu den Kosten. Die Hauptaufgabe des betrieblichen Rechnungswesens liegt jedoch in der Ermittlung der Besteuerungsgrundlage des Unternehmens und arbeitet einen abgeschlossenen Zeitraum wie Monat oder Jahr nachträglich ab. Relevante außerbetriebliche Informationen - wie allgemeine Konjunkturentwicklungen, Trends in der Branche, Leistungskennzahlen - sind Branchenreports, Betriebsvergleichen oder anderen Veröffentlichungen (zum Beispiel aus Fachzeitschriften) zu entnehmen.

3 Controlling als Grundlage
Die permanente Umsetzung von Planung, Steuerung und Kontrolle auf der Basis zeitnaher Informationen aus dem Unternehmen und seinem Umfeld wird vom Controlling geleistet. Damit steht das Controlling in direkter Verbindung zur Unternehmensleitung und ist für eine moderne und zukunftsgerichtete Unternehmensführung unverzichtbar. Die Entscheidungsfindung erfolgt auf diese Weise nicht nur intuitiv, sondern gestützt auf betriebswirtschaftliche und finanzielle Fakten.

Controlling wird durch die Wortverwandtheit oftmals mit Kontrollieren gleichgesetzt. Treffender ist darunter aber die Steuerung zu verstehen. Damit werden sowohl Analyse und Kontrolle der Vergangenheit als auch der zukunftsbezogene Planungsaspekt berücksichtigt. Das Controlling umfasst folglich auch die Verantwortlichkeit für die praktische Umsetzung der beschlossenen Maßnahmen. So hat das Controlling auch die Abstimmung zwischen den Unternehmensbereichen zu optimieren und sicherzustellen, dass die für das Unternehmen optimalen Pläne erarbeitet und umgesetzt werden.

Rentabilität und Liquidität sind im Controlling strikt voneinander zu trennen. In der Rentabilitätsbetrachtung werden die Erlöse und Kosten berücksichtigt, in der Liquiditätsbetrachtung die Zahlungsbereitschaft. Letztere betrachtet den reinen Geldverkehr mit Einnahmen und Ausgaben. Es wird daher zwischen Ergebnis- und Liquiditätscontrolling unterschieden. Das Ergebniscontrolling steuert die Rentabilität. Das Liquiditätscontrolling zielt auf die Erhaltung der Zahlungsfähigkeit des Unternehmens.

Zur Einführung eines individuellen Controllingsystems müssen organisatorische, technische und personelle Voraussetzungen geschaffen werden. Ein Controlling-Konzept für den Handel sollte folgende Bereiche beinhalten:
- Rentabilitätsrechnung/-planung,
- Profit-Center-Rechnung und –Planung,
- Finanz- und Liquiditätsplanung,
- Betriebsvergleich mit Branchenwerten.

4 Fazit
Die Finanzplanung und -kontrolle ist ein wichtiges Instrument zur Steuerung eines Einzelhandelsbetriebs. Im Zentrum steht der Finanzplan, der ein unentbehrliches Hilfsmittel zur Einnahmen- und Ausgabensteuerung und zur Überwachung der Liquidität ist.

Weiterführender Hinweis:
BBE-HandelsController 2.0, BBE-Unternehmensberatung GmbH Köln.