Finanzkontrolle

Frühzeitig Abweichungen erkennen

Im Anschluss an die Finanzplanung erfolgt monatlich die Eingabe der tatsächlich realisierten Ist-Daten. Hierdurch wird ein laufender Soll/Ist-Vergleich ermöglicht. Die Planung kann gegebenenfalls korrigiert werden. Notwendige Maßnahmen bei negativer Entwicklung können rechtzeitig eingeleitet werden.

1 Daten abgleichen
Das Formular zur Finanzplanung (siehe Kapitel "Bestandteile des Finanzplans") wird auch für die laufende Finanzübersicht verwendet - sowohl für den gerade abgelaufenen Monat als auch für den aufgelaufenen Zeitraum.

Die flüssigen Mittel (Vortrag) sind die Differenz zwischen dem Kreditrahmen und den tatsächlich in Anspruch genommen, kurzfristigen Krediten (Kontokorrentkredit). Der Gesamtumsatz wird dem Rechnungswesen entnommen und mit den Umsätzen aus den Profit-Centern bzw. aus der Warenwirtschaft abgeglichen. Werden im Warenwirtschaftssystem der Brutto- bzw. Netto-Ertrag und die Spanne ausgewiesen, kann eine kurze Verprobung mit der vorgegebenen Spanne erfolgen (Rentabilitätscontrolling).

Zu beachten ist: Alle umsatzsteuerlich relevanten Daten sind entsprechend des Finanzplans einschließlich der Mehrwertsteuer einzusetzen. Sofern die Umsatzdaten dem Rechnungswesen entnommen werden, ist eine Umrechnung auf den Umsatz einschließlich Mehrwertsteuer vorzunehmen. Dies gilt auch für die Einkäufe. Die Zahllast wird im Finanzplan gesondert berechnet und ausgewiesen.

Die Warenrechnungen in ihrer genauen Zuordnung nach Zahlung stellen in der Praxis durchaus ein Problem dar. Im Finanzplan müssen sie einschließlich Mehrwertsteuer mit ihrem Fälligkeitsmonat eingetragen werden. Zuordnungsschwierigkeiten können dann zum Beispiel auftreten, wenn Lieferanten früher oder später liefern und sich dadurch die Fälligkeiten verändern oder wenn Lieferanten nachträglich einer Valutaregelung zustimmen oder eine Ware überhaupt nicht geliefert wird. Unternehmen, die eine detaillierte Einkaufsplanung haben, bekommen diese Problemfälle leichter in den Griff.

2 Abweichungen analysieren
Die Kosten werden dem Rechnungswesen entnommen und mit den Vorgaben verglichen. Die anderen Positionen wie Kreditaufnahme, Privateinlage, sonstige Einnahmen und auf der Ausgabenseite die Kreditrückzahlungen, Privatentnahmen, Investitionen/GWG und sonstige Ausgaben werden ebenfalls mit den Soll-Vorgaben kontrolliert. Die Gegenüberstellung der Ist-Daten mit den Plan-Werten dokumentiert die Abweichungen. Diese Abweichungen haben Auswirkungen auf die Über-/Unterdeckung.

Die Über-/Unterdeckung ist gleichzeitig auch der Vortrag der flüssigen Mittel (erste Zeile des Formulars). Nicht nur der Folgemonat, sondern auch der gesamte weitere Planungszeitraum kann von der Abweichung betroffen sein. Die Abweichungen führen somit zu einer Überarbeitung der künftigen Planungsperiode.

Die zahlenmäßige Fortschreibung aus den Abweichungen verdeutlicht gegebenenfalls Liquiditätsengpässe. Um den Erhalt der Zahlungsfähigkeit des Unternehmens zu sichern, müssen durch den Unternehmer frühzeitig Maßnahmen beschlossen und eingeleitet werden, die eine Verschlechterung der finanziellen und rentabilitätsmäßigen Situation vermeiden sollen.

Die beiden wichtigsten Einflussfaktoren Umsatz und Einkauf müssen konsequent überprüft werden. Die Einzelmaßnahmen sind zu dokumentieren und mit den Mitarbeitern im Tagesgeschäft umzusetzen.

3 Fazit
Die dokumentierten Maßnahmen, sowohl auf der Einnahme- als auch auf der Ausgabenseite werden in den Finanzplan übernommen und verändern damit die Soll-Werte. Somit fließen die Ist-Daten und die überarbeiteten Soll-Werte monatlich in den überarbeiteten Finanzplan ein.