Den Finanzbedarf feststellen

Durch das Gegenüberstellen der zukünftigen Einnahmen und Ausgaben im Finanzplan wird der Bedarf an Finanzierungsmitteln für die anstehenden Ausgaben ermittelt. Der Finanzplan zielt auf die Erhaltung der Zahlungsfähigkeit eines Unternehmens.

1 Funktion des Finanzplans
Der Finanzplan wird für alle zwölf Monate eines Jahres im Voraus erstellt. Wenn auch im Rechnungswesen die Daten nach Profit-Centern erfasst und dargestellt werden, so fasst der Finanzplan alle Daten zusammen.

Erforderliche Basisdaten für den Finanzplan bzw. das Liquiditätscontrolling sind Kontostände, Forderungen und Verbindlichkeiten sowie Informationen über die laufenden Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens. Die entsprechenden Daten sind der Buchhaltung und anderen Unterlagen - zum Beispiel Tilgungsplänen - zu entnehmen. Die Erfassung fehlender Daten und die Verfeinerung des Zahlenmaterials ist systematisch weiterzuentwickeln.

Der Finanzplan ist ein Instrument zur Steuerung der Liquidität. Einnahmen und Ausgaben müssen daher termingenau zugeordnet werden, um Liquiditätsengpässe auszuschließen.

Ausgangspunkt des Finanzplans sind die zu Beginn eines Monats vorhandenen bzw. geplanten flüssigen Mittel. Dies sind Bankguthaben, Kassenbestände oder nicht ausgeschöpfte Kredite bei den Banken oder Lieferanten. Zusammen mit den Einnahmen bilden sie die verfügbaren Mittel. Diesen verfügbaren Mitteln werden die fälligen Ausgaben gegenübergestellt. Es errechnet sich entweder ein Überschuss oder eine Unterdeckung. Der Überschuss oder die Unterdeckung werden in den Folgemonat übernommen.

Wird eine Unterdeckung ermittelt, so sind folgende Möglichkeiten zu prüfen:
- Erhöhung der Einnahmen zum Beispiel durch Vorziehen von geplanten Umsatzmaßnahmen,
- Bankgespräch über die Aufnahme eines Überbrückungskredits,
- Verhandlungen mit Lieferanten über Zahlungsbedingungen,
- Senken der Ausgaben,
- Verschieben von außerordentlichen Ausgaben,
- Überprüfung der geplanten Wareneinkäufe.

Diese Maßnahmen greifen in die Planung der Folgemonate ein und führen demzufolge zu Korrekturen, deren Auswirkungen vorab berechenbar gemacht werden. Entscheidend ist, dass der Liquiditätsengpass frühzeitig erkannt wird und Maßnahmen entwickelt und umgesetzt werden können.

Den Aufbau eines Finanzplans zeigt ein Excel-Dokument, das zum Download zur Verfügung steht.

Finanzplan im Excel-Format

2 Positionen im Finanzplan
Der Finanzplan besteht aus bestimmten Positionen. Diese werden im Folgenden erläutert.

a) Flüssige Mittel (Vortrag):
Dieser Posten besteht, wie schon erwähnt, aus Kassen- und Bankbeständen. Dazu gehört auch der Kreditrahmen beim Kontokorrent abzüglich der tatsächlichen Inanspruchnahme.

b) Umsatz einschließlich Mehrwertsteuer:
Die vereinnahmte Mehrwertsteuer wird im Rahmen der monatlichen Umsatzsteuererklärung mit der geleisteten Mehrwertsteuer auf Wareneingangs- und Kostenrechnungen verrechnet. Die Differenz führt als Zahllast sofort zum finanziellen Abfluss. Eine besonders hohe Zahllast kann im Januar anfallen. Seltener ist, dass aufgrund hoher Wareneingänge eine Mehrwertsteuererstattung anfällt. Im Rechnungswesen werden die vereinnahmte und geleistete Mehrwertsteuer auf gesonderten Konten erfasst.

Der an dieser Position einzusetzende Gesamtumsatz wird aufgrund der Daten aus der Warenwirtschaft nach Warengruppen, Abteilungen, Filialen usw. ermittelt und geplant.

Im Anschluss an die Darstellung der einzelnen Positionen werden Überlegungen für eine Umsatzplanung dargestellt.

c) Kreditaufnahme:
Die Kreditaufnahme kann aufgrund des Geschäftsverlaufs als notwendig und sinnvoll erkannt werden. Sie kann aber auch mit Investitionen verbunden sein, die dann unter den Ausgaben aufgelistet sind.

d) Privateinlagen:
Die Privateinlage ist eine Alternative zu einer weiteren Kreditaufnahme. Hierbei kann der Unternehmer für einen begrenzten Zeitraum auf eine Verzinsung verzichten und so die Rentabilität durch Senkung der Fremdkapitalzinsen verbessern.

e) Sonstige Einnahmen:
Sonstige Einnahmen resultieren nicht aus der Tätigkeit des Handels, sondern zum Beispiel aus Vermietung, Kreditvergabe und sonstigen Vorgängen. Sie können periodisch gleichbleibend oder aperiodisch anfallen, wie zum Beispiel Versicherungsleistungen.

f) Summe der verfügbaren Mittel:
Alle Einnahmen zusammen bilden die verfügbaren Mittel.

Damit sind die Positionen der Einnahmen-Seite abgeschlossen. Nun folgt die Betrachtung der Ausgaben-Seite. Die Summe der benötigten Mittel setzt sich aus allen geldlichen Ausgaben nach Fälligkeit zusammen.

g) Warenrechnungen:
Die Warenrechnungen sind einschließlich der Mehrwertsteuer - also mit dem Rechnungsendbetrag - einzusetzen. Die Korrektur zu dem Mehrwertsteuer-Inkasso über den Umsatz erfolgt durch die Zahlung laut Umsatzsteuererklärung. Es gibt auch das Verfahren, dass sowohl Umsatz als auch Wareneinkauf und Kostenrechnungen nur im Nettowert, also ohne Mehrwertsteuer, eingesetzt werden. Die Warenrechnungen werden in dem Monat ihrer Fälligkeit erfasst, das heißt: Die Valutastellung ist zu berücksichtigen.

h) Personalkosten:
Die Personalkosten mit ihrem Kostenanteil von über 50 Prozent müssen monatlich genau berechnet werden. Der Unternehmer muss ganz zu Anfang des Jahres eine sorgfältige Personalbestands- und Kostenanalyse durchführen. Nicht nur die bekannten Urlaubsgelder und Weihnachtsgratifikationen oder Tantieme sind monatsbezogen einzusetzen, sondern auch tarifliche Gehaltsanpassungen, Ausscheiden von Mitarbeitern, Einstellung von Mitarbeitern, Reduzierungen von Arbeitszeiten, Übernahme oder Ausscheiden von Auszubildenden, Mutterschutzzeiten oder Wiedereinstieg nach dem Mutterschutz, Rückkehr von der Bundeswehr usw. Jeder einzelne Mitarbeiter ist zu prüfen.

i) Die darauf folgenden Positionen sind Raumkosten, Werbekosten, Fahrzeugkosten, Gewerbesteuer, Zinsen für Fremdkapital und die übrigen Kosten.

j) Kreditrückzahlungen:
Bei dieser Position ist genau zu prüfen, ob hier der Gesamtschuldendienst abgebucht wird, also Tilgung und Zinsen in einem Betrag, oder getrennt nach Zinsen (ausgaberelevant unter: Zinsen für Fremdkapital) und Tilgungsbetrag. Wird der Gesamtschuldendienst vom Konto abgebucht, dann werden die Zinsen in der Regel erst bei den Abschlussbuchungen durch den Steuerberater ermittelt und umgebucht. Die Art und Weise der Verbuchung ist ausgabeneutral. Die Zinsen auf Gesellschafterdarlehen werden meist erst mit den Abschlussarbeiten für die Bilanz ermittelt und nachträglich ausgezahlt bzw. als Darlehenserhöhung verbucht.

k) Privatentnahmen:
Bei ertragsschwachen Betrieben ist der Unternehmer gefordert, ein persönliches Kostenmanagement im privaten Bereich zu führen. Die einzelnen Kontenpositionen innerhalb seines Rechnungswesens sind monatlich und für den aufgelaufenen Zeitraum zu kontrollieren. Über den Gewinn hinausgehende Entnahmen gehen stets zu Lasten anderer Kapitalgeber. Die Gewinnerwartung des Folgejahres kann durch höhere Fremdkapitalzinsen weiter gedrückt werden.

l) Investitionen / GWG:
Hier werden die Ausgaben in ihrer gesamten Höhe erfasst. Höheren Investitionen stehen in der Regel Kreditaufnahmen in ähnlicher Höhe gegenüber.

m) Sonstige Ausgaben:
Alle bekannten sonstigen Ausgaben sind hier einzusetzen.

Damit sind die Positionen der Ausgaben-Seite abgeschlossen. Die Summe aller Ausgaben stellen die benötigten Mittel dar.

n) MwSt.-Zahllast:
Die Mehrwertsteuer-Zahllast muss ebenfalls im Finanzplan berücksichtigt werden.

o) Debitoren-Bestandsveränderung:
In Einzelhandelsunternehmen mit einem hohen Umsatzanteil von Kreditumsätzen sind die Bestandsveränderungen bei den Außenständen zu berücksichtigen. Auf Grundlage der Umsatzplanung und anhand der Bestände bei den Forderungen in den Vorjahren kann die zusätzliche Zwischenfinanzierung - und hier meist über den Kontokorrentkredit - vorausgeplant werden.

p) Kreditoren-Bestandveränderung:
Auch hier kann die zu planende Bestandsveränderung anhand der Vorjahre vorgenommen werden.

Bei der Debitoren- bzw. Kreditoren-Bestandsveränderung entspricht ein positiver Wert einer Erhöhung, ein negativer Wert einer Verringerung.

q) Sonstige Korrekturen:
Sonstige Korrekturen treten meist im Laufe des Jahres überraschend auf und müssen dann monatsbezogen eingesetzt werden. Hier entspricht ein positiver Wert einem Einnahmeüberschuss, ein negativer Wert einem Ausgabenüberschuss.

r) Über-/Unterdeckung:
Die Über-/Unterdeckung errechnet sich also wie folgt:
Flüssige Mittel (Vortrag) + Summe der verfügbaren Mittel - Summe der benötigten Mittel +/- Summe der sonstigen Korrekturen

3 Exkurs: Umsatzplanung
Der Umsatz ist der Zentralpunkt vieler Überlegungen und beeinflusst damit besonders stark die gesamten Planungsschritte. Die folgende Umsatzplanung einschließlich Mehrwertsteuer, also zu Verkaufspreisen, basiert auf den Daten der zwei Vorjahreszeiträume und der Warengruppenumsätze.

Geplant wird der Umsatz nach Warengruppen und nach den einzelnen Monaten. Die erzielte Spanne des letzten Jahres ist im Hinblick auf Anhebung oder Anpassung nach unten zu überprüfen. Anhand des Lagerumschlags und seiner angestrebten Verbesserung wird dann der Einkauf geplant. Überbestände im Warenlager sind auf ihre Aktualität zu prüfen und als mögliches Einsparpotenzial einzusetzen.