WWS versetzen den Einzelhändler in die Lage, stets eine Übersicht über die Warenbestände hinsichtlich Artikel, Warengruppe oder Hersteller zu haben. Durch die unterschiedlich ausgeprägten Warenausgänge kann er feststellen, welche Bereiche sich besser oder schlechter verkaufen, wo die Verkaufsförderung ansetzen soll und welche Artikel nachbestellt werden müssen.

Artikelnummerierungssysteme (EAN) und mobile oder auch feste Erfassungsgeräte, die die Daten mittels Scanner, Tasten, Lesegeräte oder Lesestift erfassen, unterstützen und erleichtern den Einsatz von WWS. Ein geschlossenes WWS erfasst alle Warenbewegungen eines Handelsbetriebes von der Disposition beim Lieferanten bis hin zum Warenausgang.

Als integriertes WWS wird eine Verbindung von Informationssystemen bezeichnet. Dabei geht es vor allem um den Austausch von Rechnungsdaten, beispielsweise SEDAS, oder Marktdaten, beispielsweise MADAKOM, oder Daten des Zahlungsverkehrs, beispielsweise beim POS-Banking. Standards für den Ausbau von Daten sind EDIFACT und SEDAS, wobei die Integration der nationalen und internationalen Standards vorgezeichnet ist.