Leistet der Arbeitgeber keinen Reisekostenersatz, sind die Reisekosten beim Arbeitnehmer Werbungskosten.

Zu den Reisekosten zählen die Übernachtungskosten, die Verpflegungskosten, die Fahrtkosten und die Nebenkosten wie beispielsweise Parkgebühren, Telefon. Für die Übernachtungskosten und den Verpflegungsmehraufwand hat die Finanzverwaltung Pauschalbeträge vorgegeben. Wenn nach Pauschalen abgerechnet wird, was üblich ist, und dabei die steuerlich zulässigen Pauschalen nicht überschritten werden, wird unabhängig davon, ob dem Arbeitnehmer diese Kosten tatsächlich entstanden sind, kein steuerpflichtiger Arbeitslohn unterstellt.

Die Übernachtungskosten werden allerdings normalerweise nach Beleg abgerechnet, da die Pauschale in der Regel die Übernachtungspreise nicht abdeckt. Wird der eigene PKW für Dienstreisen genutzt, kann der Arbeitgeber bis 0,30 EUR je gefahrenen Kilometer lohnsteuerfrei erstatten.