Ein bestimmtes Buchführungssystem ist nicht vorgeschrieben. Es muss jedoch die Erfassung aller Geschäfte sowie die des Vermögens gewährleisten. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung buchmäßig verfolgen lassen. Der Steuerpflichtige und ein sachverständiger Dritter müssen sich in dem Buchführungswerk ohne große Schwierigkeiten und in angemessener Zeit zuverlässig zurechtfinden können.

Der Begriff der Ordnungsmäßigkeit ist nirgendwo gesetzlich festgelegt. Eine ganze Reihe der im Aktiengesetz festgelegten Rechnungslegungsvorschriften gelten jedoch auch für Unternehmen anderer Rechtsformen. Die GoB haben sich aus folgenden Bereichen entwickelt:

1.  Durch die praktische Übung ordentlicher Kaufleute, die Handelsbrauch geworden ist und sich ständig weiterentwickelt.
2.  Aus Regelungen im Handelsrecht (§§ 43 und 44 HGB), Steuerrecht (§§ 145 - 147 AO), Aktiengesetz und Rechtsprechung.
3.  Durch Erlasse, Empfehlungen und Gutachten von Behörden und Verbänden.
4.  Durch die wissenschaftliche Diskussion.

Bei schwerwiegenden formellen Mängeln (Systemfehler) oder materiellen Mängeln (falsche Verbuchung) liegt eine ordnungsgemäße Buchführung nicht vor. Das hat zur Folge, dass beispielsweise Steuerbegünstigungen versagt werden, für deren Gewährung die ordnungsgemäße Buchführung Voraussetzung ist.

Bücher, Buchungsbelege, Inventar und Bilanz sind 10 Jahre, Rechnungen, Rechnungsdurchschriften und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, 6 Jahre lang aufzubewahren.