besteht bei Kaufleuten für ihre geschäftlichen Unterlagen aus Gründen der Sicherheit und des Gläubigerschutzes 6 bzw. 10 Jahre (Aufbewahrungsfristen) lang. Handelsrechtlich ist die Aufbewahrungspflicht in § 257 HGB und steuerrechtlich in § 147 der AO geregelt. Hierzu muss ein Ordnungsprinzip (Ablage) gewählt werden, das den Zugang zu diesen Unterlagen jederzeit gewährt.

Die aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen mit Ausnahme der Jahres- und Konzernabschlüsse sowie der Eröffnungsbilanzen können auch auf einem Bildträger wie Mikrofilm oder Fotokopie oder einem sonstigen Datenträger wie Diskette, CD-ROM oder  Magnetband aufbewahrt werden. Dabei müssen aber die GoB gewahrt sein. Außerdem müssen Wiedergabe und Urschrift übereinstimmen und die jeweilige Geschäftsunterlage während der Aufbewahrungsfrist greifbar sein; das heißt, die gespeicherten Daten müssen jederzeit lesbar gemacht und ausgedruckt werden können.