Paper Output Management

Viel hilft nicht unbedingt viel. Also sollte beim Output (sprich: der Ausgabe von Computerdaten auf Papier) lieber eine ordnende Hand dahinter stecken, die Gedrucktes in Form bringt, Layout und Farbgebung möglichst an einer Vorgabe ausrichtet und an die richtigen Maschinen schickt. Kurzum: Paper Output Management ist nötig, um einen einheitlichen und profressionellen Auftritt zu gewährleisten, der wiederum eine Firmenidentität erst schafft und unterstützt.

Was unter dem Begriff „Output-Management“ angeboten wird, entsteht bei Unternehmen in der Regel aus dem Bedarf heraus, den immer umfangreicher werdenden Druck-Output sowohl  in Inhalt als auch in Form und Gestaltung zu verbessern. Gleichzeitig geht es für den Kunden um Kostenkontrolle und Auswahl der jeweils günstigsten Drucklösung im Unternehmen. Der Fachbetrieb kann hier neben Planung und Installation auch die permanente Kontrolle als Dienstleistung anbieten. Die Möglichkeiten der Geschäftsmodelle reichen bis zu Komplettangeboten, bei denen der Kunde unabhängig von Hardware- und Wartungskosten oder Verbrauchsmaterial nach „Seitenpreisen“ für seine Drucklösung bezahlt.

Der erste Stolperstein ist die oftmals heterogene IT-Landschaft, die sich derart vielgestaltig zeigt, dass eine einheitliche Druckoption kaum besteht. Im Gegenteil, durch die IT- bzw. Hardware-Vorgaben in den Unternehmen erzeugen verschiedene Anwendungen eine Vielzahl unterschiedlicher Geschäftsdokumente (Output), die an unterschiedlichste Adressaten verteilt werden.

Diese Anwendungen ihrerseits haben jedoch oft nur sehr eingeschränkte Möglichkeiten, was Design und Layout des erzeugten Outputs anbetrifft. Mögliche profiliertere Anforderungen wie das Auslesen von Datenbanken für zusätzliche Informationen oder das Ausführen logischer Operationen führen nicht selten dazu, dass die bestehenden Systeme überfordert sind. Das wiederum rührt daher, dass sie nicht für diesen Bedarf konzipiert wurden, als sie erstmalig implementiert wurden. Die neuen Ausgabe-Optionen sind erst entstanden, als die alten Systeme bereits installiert waren. Doch diese sind nicht mit den Anforderungsprofilen gewachsen.

Ein standardisiertes Output-Management-System hat dagegen die Aufgabe, die Verantwortung für den kompletten, im gesamten Unternehmen anfallenden Output zu übernehmen. Dies geht auch über den herkömmlichen Druck-Output hinaus und umfasst etwa auch die Übermittlung von digitalen Dokumenten – zum Beispiel PDF-Dateien (Portable Document Format) oder XML-Daten (Extensible Markup Language), die wiederum auf dem internationalen Standard EDI (Electronic Data Interchange, also „elektronischer Datenaustausch“) basieren, der für die elektronische Kommunikation zwischen Geschäftspartnern schon einige Jahre im Einsatz ist.

Allerdings muss modernes Output-Management heute wesentlich mehr leisten als nur die gezielte Ansteuerung von Druckern im Netzwerk oder die Überwachung bei Layout und Design. Entscheidend für Paper Output Management ist die nahtlose Integration in organisatorische Strukturen und Arbeitsabläufe. Dabei spielen Schnittstellen zu PC- und Server-Umgebungen, zu Dokumenten-, Management- oder Kostenerfassungssystemen eine entscheidende Rolle.

Für modernes Paper Output Management gibt es spezialisierte Software- und Hardware-Lösungen, die sich heutzutage mit beliebigen Applikationen einfach integrieren lassen. Sie übernehmen dabei das komplette Management der Daten und Informationen zwischen den unterschiedlichsten Geschäfts-Anwendungen oder Systemen. Dies wiederum ermöglicht den Unternehmen die einfache Steuerung der Darstellung, des Inhalts und der Lieferung von Informationen in Dokumenten an die gewünschten Empfänger. Dabei werden dynamische Links ebenso berücksichtigt wie etwa auch Geschäftsregeln und kundenspezifische Nachrichten. Es können aber auch Barcodes, Grafiken oder farbverbindliche Gestaltungselemente integriert werden. Neben den bereits erwähnten XML-Datenströmen werden Ausgabe-Formate wie HTML, PDF, CSV, PCL, Postscript, ASCII oder XES so verarbeitet und umgesetzt, dass nicht nur die Corporate Identity (CI) gewahrt ist, sondern jeder angeschriebene Kunde nur das Papierdokument (Output) erhält, das nötig ist.