Lizenzmanagement

Wer legal mit kommerzieller Software arbeiten will (und gewerbliche Kunden, die keinen massiven juristischen Ärger mit Software-Anbietern riskieren wollen, sollten unabhängig von ihrer  Betriebsgröße auf diesen Aspekt besonderes Augenmerk legen), kommt um ein Management der im Unternehmen eingesetzten Software-Lizenzen nicht herum.

Ein Grund dafür: die juristische Basis für den Einsatz von Software ist kein klassischer Produktkauf mit Übergabe der Eigentumsrechte. Vielmehr räumen Softwarehäuser ihren Kunden gegen den Kaufpreis der Software nur ein durch viele Vertragsbedingungen eingeschränktes und genau definiertes Nutzungsrecht ein.

Grundsätzlich wird bei Software-Lizenzen dabei vorausgesetzt, dass für die Installation jeder Programmkopie auf einem eigenständigen Rechner eine Lizenzgebühr zu bezahlen ist. Viele Softwarefirmen kommen ihren Kunden aber durch Kulanzangebote entgegen. So ist es bei Consumer-Software-Paketen zum Beispiel üblich, dass die Programme bei rein privater Nutzung auch uneingeschränkt auf mehreren Rechnern im Haushalt installiert werden dürfen. Andere Lizenzverträge erlauben die Installation des Programms auf genau zwei Rechnern – der häufigste Fall wäre dann zum Beispiel das Aufspielen der Software auf einem stationären PC und einem Notebook.

Häufig werden solche Zugeständnisse aber wieder in sofern eingeschränkt, als dass der Anwender bzw. Lizenznehmer bei Installation der Software auf zwei Maschinen zu einem Zeitpunkt immer nur mit einer Programmkopie arbeiten darf. Nutzen zwei Anwender die beiden Programmkopien gleichzeitig, muss eine zweite Lizenz erworben werden. Viele Software-Anbieter kommen Firmenkunden insofern entgegen, als dass sie bei Mehrfachlizenzen gestaffelte Konditionen anbieten. Mit der zweiten, dritten und jeder weiteren Lizenz werden die Preise pro Einzelplatz dann immer günstiger.

Weil Software einen immateriellen Wert darstellt und digitale Bits und Bytes sich ohne Probleme beliebig oft kopieren und reproduzieren lassen, sind Software-Anwender einer gewissen Versuchung ausgesetzt, sich nicht immer hundertprozentig an die vom Lizenzgeber vorgegebenen Lizenzbedingungen zu halten. Dabei muss ein Verstoß gegen die Lizenzbedingungen nicht einmal unbedingt absichtlich erfolgen. Oft passieren Zuwiderhandlungen auch aus Unwissenheit oder auf Grund von organisatorischen Mängeln – woher soll etwa die IT-Abteilung oder der einzelne Anwender wissen, ob ein anderer Kollege in einem anderen Büro auf seinem Rechner die fragliche Anwendung auch gerade gestartet hat und benutzt?

Aus diesem Grund haben Software-Hersteller immer ausgeklügeltere Mechanismen entwickelt, ihre Lizenzbedingungen durchzusetzen. Ein solcher Mechanismus ist zum Beispiel die „Programmaktivierung“: nach der Installation eines Programms auf einem Rechner muss diese zunächst über das Internet oder per Hotline-Anruf freigeschaltet werden. Wird dieselbe Programmkopie bzw. das Programm mit derselben Serien- bzw. Lizenznummer auf einem oder mehreren anderen Rechner(n) installiert, „merkt“ das Aktivierungs-System des Herstellers dies und verweigert bei Verstoß gegen die Lizenbedingungen die Freigabe der zusätzlichen Kopien. Gleichzeitig schützt dieses Verfahren auch vor unrechtmäßigen Programmversionen („Raubkopien“). Wurde das Original bereits aktiviert, ist dies für die Kopie in der Regel nicht mehr möglich.

Ein Vorläufer dieses Verfahrens, der auch heute noch bisweilen zum Einsatz kommt, war die Kontrolle gleichzeitiger Programmnutzungen innerhalb von Rechner-Netzwerken: jede aktive Software meldete über das Netzwerk, dass sie unter einer bestimmten Lizenz- bzw. Seriennummer aktiv ist. Ein zweites Programm mit derselben Kennung lässt sich auf Rechnern, die im selben Netzwerk angeschlossen sind, dann nicht mehr oder nur noch mit eingeschränktem Funktionsumfang starten.

Ein anderes Verfahren zur Durchsetzung von Lizenzbestimmungen sind so genannte „Dongles“: Hardware-Erweiterungen (etwa speziell codierte USB-Stecker), die am Rechner physikalisch vorhanden sein müssen, wenn mit dem Programm gearbeitet werden soll. Da sich diese Hardware-Dongles im Gegensatz zu den Datenträgern der Software nicht ohne weiteres kopieren lassen, können auch sie den unrechtmäßigen gleichzeitigen Einsatz von Programmen auf mehreren Rechnern effektiv verhindern.

Für größere Unternehmen mit sehr vielen Mitarbeitern ist es jedoch wirtschaftlich oft unsinnig, für jeden Anwender eine Voll-Lizenz jedes Programms zu erwerben, mit dem dieser eventuell nur gelegentlich arbeiten muss. Für solche Fälle bieten sich zum Beispiel Lizenzmodelle an, die den Einsatz der Software auf eine bestimmte Anzahl gleichzeitig genutzter Kopien begrenzen.

Die Verwaltung solcher Mehrfach-Lizenzen muss allerdings in der Regel eine spezielle Server-Anwendung übernehmen: sie verwaltet einen Lizenz-Pool und weist jeder Programmkopie, die auf einem Einzelplatz-Rechner gestartet wurde, eine gültige Lizenz zu – so lange, bis der Vorrat erschöpft ist. Je nach Kulanz und Lizenzmodell des Anbieters können unter Umständen kurzzeitige Überschreitungen des Lizenvolumens toleriert werden – eventuell unter Benachrichtigung des Lizenzgebers, der bei häufigerer Überschreitung seinem Kunden dann ein Angebot unterbreiten kann, den Lizenzpool doch um einige weitere Kopien zu vergrößern.

Neben so einem vollautomatischen, server-basierten Lizenz-Management, kann derselbe Begriff aber auch die Verwaltung von Software-Lizenzen innerhalb eines Unternehmens durch die IT-Abteilung oder einen externen Dienstleister bezeichnen. Je mehr Mitarbeiter und Rechner-Arbeitsplätze ein Unternehmen hat, umso aufwändiger wird die Inventur und Verwaltung der installierten Programm-Lizenzen. Spezielle Administrations-Tools können dem zuständigen Mitarbeiter diese Arbeit erleichtern.

Oder aber ein Händler beziehungsweise Service-Provider bietet das Lizenz-Management als externe Dienstleistung an  – dann eventuell sogar unter Einsatz von Remote-Support- und -Management-Systemen.

Praktisch alle Softwarehäuser handeln mit großen Unternehmenskunden maßgeschneiderte Lizenzmodelle aus. Je größer und namhafter der Kunde und je mehr Lizenzen dabei zur Debatte stehen, umso flexibler und kulanter fallen aus nahe liegenden Gründen die entsprechenden Angebote aus. Die so zustande kommenden Konditionen sind oft so lukrativ und individuell, dass beide Seiten absolutes Stillschweigen über den Vertragsinhalt vereinbaren. Die exakten Kosten und Bedingungen sind dann möglicherweise nicht einmal dem vermittelnden Händler bekannt.